예의 바른 비즈니스 영어

 

 

p.22-23

전 세계의 사람들이 하루에 주고받는 메일은 총 1,200 ~ 2,700억 통이라고 합니다. 또 사람들이 비즈니스 메일과 관련된 업무에 할애하는 시간은 1인당 주 11~13시간이라고 합니다. 하지만 메일을 쓸 때 가장 신경써야 하는 점은 무엇인지 모르는 채로 이용하고 있는 사람이 상당히 많습니다.

 

메일을 쓰는 기술이나 사용해야 할 단어 및 구문, 스타일보다 더 중요한 점이 있습니다. 비즈니스 메일에서 가장 중요한 건 메일을 쓰는 목적을 명확히 밝혀 그 목적을 달성하는 것입니다. 그 목적은 판매량을 늘리기 위함일 수도 있고, 구매 의향을 고취하기 위함일 수도 있습니다. 혹은 비즈니스 파트너와의 관계 구축, 부하 직원의 동기 자극, 우수한 인재 관리를 위해 쓸 수도 있습니다. 원칙적으로 목적 없이 쓴 비즈니스 메일은 없습니다. 당연하게 들릴 수도 있지만, 이 기본적인 요건조차 충족하지 못하는 메일도 많습니다. '요즘 어떻게 지내세요?'라는 문장에도 쓰는 사람의 의도가 숨겨져 있습니다. 영어 메일을 쓰기 전에 먼저 목적이 무엇인지 생각해야 합니다. 기본적인 사항이지만, 비즈니스 현장에서는 매우 중요하므로 서두에 언급하는 것이 좋습니다. 

 

다음으로 중요한 점은 메일을 받는 상대방의 기분을 깊이 고려해야 한다는 사실입니다. 메일의 수신자가 지금 어떤 상황에 있는지, 어떤 기분일지, 어떤 생각을 하고 있을지 상대방에 관한 정보를 수집하고, 정보가 없으면 상상을 통해서라도 그 사람의 기분을 생각하면서 써야 합니다. 대화에도 화자와 청자가 있는 것처럼 메일에도 반드시 송신자와 수신자가 있습니다. 자신이 쓴 메일을 읽고 난 후 상대방이 어떤 감정을 느끼고 어떤 생각을 하며 행동할지, 태도나 행동 변화까지 생각하면서 메일을 완성하세요.

 

p.26-27

비즈니스 이메일에도 매너가 필요합니다. 일반적인 대화와 마찬가지로 매너는 상대방과의 관계에 따라 달라집니다. 함께 일하는 친한 동료에게는 친근한 말투를 써도 되지만, 상대적으로 친밀성이 적은 고객에게는 가능한 한 격식 있는 말투를 씁니다. 같은 내용이라도 상대방과의 관계에 따라 다음과 같이 표현을 구분해서 씁니다.

 

- ~해주실 수 있나요?

    비격식적 표현 : Can you ~?

    격식적 표현     : I was wondering if you could ~ 

 

- 그 날은 만나기 힘들 것 같습니다.

    비격식적 표현 : Sorry, that day doesn't work. I have another meeting.

    격식적 표현     : I'm afraid I will not be available that day.

 

이처럼 말투와 표현에도 주의를 기울여야 하지만, 그 외의 내용에 관해서도 전문성을 의식해야 합니다. 푸념이나 업무와 관계없는 이야기는 피하고, 업무상의 목적을 분명하게 밝힌 뒤 그와 관계있는 내용을 명확하게 전달해야 전문성이 돋보일 것입니다.

 

p.28

중요한 내용은 제목의 앞부분에 쓰세요. 또 모호한 표현은 피하고 최대한 구체적으로 써야 합니다. 예를 들어 메일을 읽고 난 뒤 상대방이 적절한 대응을 해주기를 기대한다면, 마감 기한까지 명확하게 쓰면 좋습니다. 그러면 제목만 봐도 무엇을 언제까지 해야 할지 알 수 있을 것입니다.

 

- 제목의 예시 

    모호한 제목     : Do you have time? 

    구체적인 제목 : Please reply by EOD Friday.

 

마지막으로 제목이든 본문이든 마찬가지겠지만, 문장 전체를 대문자로 쓰는 건 피하세요. 대문자로 쓰면 눈에 잘 띈다는 이점도 있지만, 디지털 세계에서 문장 전체를 대문자로 쓰면 소리치는 것 같은 느낌이 들어 불필요한 오해를 낳을 수도 있습니다. 그러니 대문자를 너무 많이 쓰는 것은 좋지 않습니다. 

 

p.29-31

 

 

p.32

문법적 오류나 오탈자뿐만 아니라 비즈니스 영어 이메일의 기본 원칙과 스타일에서 언급한 항목에도 주의하면서 전체를 한 번 더 읽어보세요. 간결하고 명료한가? 긍정적인 어조로 썼는가? 내용이 전문적인가? 제목이 내용을 효과적으로 전달하고 있는가? 본문은 상대방이 읽기 쉽게 썼는가? 처음과 마지막 인사를 잊지 않았는가? 이런 점을 유념하면서 확인한 뒤에는 자신있게 송신 버튼을 누르시면 됩니다.

 

p.34

메시지는 최대한 간단하게 씁니다. Part 3에 나오는 예시의 대부분은 메일처럼 세 파트로 나뉘지 않습니다. 인사 역시 최소한으로 하고 바로 본론을 꺼냅니다.

 

하지만 외부 사람에게 보낼 때는 서두에 간단한 인사를 넣으면 정중한 인상을 줄 수 있습니다.

 

사외로 메시지를 보낼 때

- 간단한 첫 인사 -> Hello Sam.

- 간결한 본문      -> We have a new report that I want to share with you.

- 후속 조치         -> Can I have 30 minutes by this Friday?

 

사외로 보내는 메시지는 짧더라도 세 파트 구성 (인사 -> 본문 -> 후속조치) 을 생각하며 쓰기를 권합니다.

 

p.38

흔히 영어에는 경어가 없다고 말합니다. 사실이긴 하지만, 정중하게 표현하는 방법은 있습니다. 자신의 의견을 표출하는 것도 중요하지만, 상사나 고객에게는 반드시 예의 바르고 정중한 표현을 써야 합니다. 

 

예시

 

동의하지 않습니다.

- I don't agree. (x)

- I'm afraid I cannot agree. (o)

 

좋은 아이디어가 아니에요.

- That's a bad idea. (x)

- I'm not sure that's a good idea.

 

 

p.47