일잘러의 보고서 작성법

p.14

새로운 상품을 기획하거나 신규 마케팅 전략을 마련해야 할 때, 백지 상태에서 아이디어를 꺼내 논리적이고 체계적으로 생각의 결과물을 도출해야 한다면 3C, 5W1H, MECE 같은 '생각의 기법'이 도움될 수 있습니다. 하지만 실무에서 문서 작성 업무를 할 때는 이러한 기법을 적용하기가 쉽지 않죠. 우리가 실제 회사에서 받는 수많은 미션은 0에서 100까지 새로 만드는 창작이 아니라, 문서의 굵직한 내용은 이미 정해진 경우가 많기 때문입니다.

 

예를 들어 신제품 소개서를 써야 한다고 해볼까요. 팀장님이 "신제품 소개서 정리해주세요." 라고 지시한다면 신제품에 대한 0부터 100까지의 스토리를 기획하라는 것이 아니라, '신제품의 핵심 강점으로 가성비를 강조해야 한다'는 굵직한 내용이 이미 정해져 있고 핵심 내용의 앞뒤를 잘 채워 본부장님과 대표님이 보시기에 좋은 매끄러운 문서를 쓰라는 뜻이죠. 

 

p.48

그렇게 구성 요소부터 떠올려 자료를 나열한 문서를 제출하면 늘 "그래서요?"라는 질문을 받거나 아무런 임팩트도 전하지 못한 채 "그래, 뭐.. 고생했어..."와 같은 어딘가 찝찝한 피드백을 받을 수밖에 없습니다.

 

그런 찝찝함도 겪지 않고, 매번 달라지는 문서 미션을 아주 쉽고 빠르게 시작할 실마리를 찾으려면 빈 문서를 열고 키보드에 손을 올리기 전 반드시 생각해야 하는 두 가지가 있습니다.

 

"내가 지금 누구(To)에게 무슨 말(Message)을 하려고 하는거지?"

 

p.50

메시지를 꺼내는 방법은 간단합니다.

 

미션이 떨어지면 먼저 문서에 담아야 할 구성요소부터 떠올리지 말고 문서를 통해 상대방에게 전할 내용을 말로, 혹은 카톡으로 전한다고 생각하고 말로 해보세요.

 

p.51

Mission : A사 신제품 제휴 제안서 마련해주세요.

 

Not Good : A사 여러분! 저희 회사 신제품에는 a, b, c, d의 강점이 있습니다. 저희랑 제휴하시죠! (갑자기요..?)

 

Good : A사에서 제일 필요로 하는 기능은 a, b, c일 것입니다. 저희는 a, b, c를 타사 대비 모두 최상 품질로 유지하고 있을 뿐 아니라 최근 d 기능까지 도입했습니다. 코로나 이후 d에 대한 중요성이 대두되고 있는 시기이기 때문에 저희와 제휴하신다면 최고의 효과를 보실 수 있다고 생각합니다. (네, 그 점 고려하겠습니다.)

 

p.53

<상황1> 내가 회사에서 이 미션을 받았다면?

 

작년 대비 상반기 매출이 하락했다. 하반기 매출 상승을 위해 수영복 카테고리 20% 할인 쿠폰을 무제한으로 제공하는 긴급 프로모션을 준비하기로 했다. 

 

~~님 프로모션 기획안 정리해주세요. 쿠폰을 무제한으로 지급하는 기능이 현재는 없어서 개발팀에는 리뷰가 필요하겠어요. 

 

p.55

수영복 카테고리 프로모션 기획안

 

To : 개발팀

 

Message : 우리 회사 상반기 매출이 많이 떨어져서요. 이런 이벤트를 통해 매출 방어를 하려고 합닏. 개발이 필요한 요소들이 있는데 ~~일까지 해줄 수 있을까요?

 

p.55

<상황 2> 내가 회사에서 이 미션을 받았다면?

 

작년 대비 상반기 매출이 하락했다. 하반기 매출 상승을 위해 수영복 카테고리 20% 할인 쿠폰을 무제한으로 제공하는 긴급 프로모션을 준비하기로 했다. 

 

CS팀에도 프로모션 기획안 전달해 주세요. 수영복 카테고리 파트너사들에게 문의가 많이 올 거에요.

 

p.57

수영복 카테고리 프로모션 기획안

 

To : CS팀

 

Message :우리 회사에서 ~~일부터 이런 이벤트를 할 예정입니다. 수영복 카테고리 파트너사들에게 문의가 오면 응대 잘 부탁드려요.

 

p.58

<상황 3> 내가 회사에서 이 미션을 받았다면?

 

코엑스에 팝업스토어를 열어 20대를 타겟으로 브랜드 홍보 부스를 열기로 했다. 최근 트렌드가 '뉴트로'이기에 팝스토어 컨셉을 '8090 감성의 뉴트로'로 하고자 한다.

 

코엑스 팝업스토어 일정이 얼마 안 남았네요. 이번엔 마라님이 컨셉 한 번 잡아보세요.

 

p.60

코엑스 팝업스토어 컨셉 제안서

 

To : 팀장님

Message : 최근 동향을 살펴보면 20대에게 뉴트로가 정말 핫해요. 주 타겟인 20대에 맞춰 이번 팝업스토어 컨셉을 '뉴트로'로 정하고 A, B, C로 하면 목표 인원 달성은 물론이고 SNS 바이럴도 활발히 이룰 수 있을 거라 생각합니다. 

 

p.65

문서의 구성요소란 정해진 양식이 아니라 내가 말하고자 하는 바를 전달할 수 있는 것이어야 하죠. 내가 전하고자 하는 메시지로 문서를 구성한 뒤 그 구성 요소의 제목으로 개요, 목적, 방안, 효과와 같은 단어들을 붙일 수 있지만, 그 단어 자체가 구성요소라 생각한다면 문서마다 어떤 구성요소를 넣어야 할지 고르기 매우 어려워집니다.

 

p.90~91

"~~님, 최근 콘텐츠 서비스 시장 리서치 부탁드릴게요."

 

"넵!"하고 자신 있게 대답한 뒤 며칠을 열심히 서칭해서 최근 콘텐츠 서비스 시장 동향을 파악했습니다. 그렇다면 문서에 담기 전에, 말로 보고한다고 생각하고 메시지를 먼저 생각해 봐야겠죠.

 

"팀장님, 최근 콘텐츠 서비스 동향을 살펴보니 가장 큰 특징은 멤버십 혜택인데요. A, B, C 사가 타겟에 맞게 조금씩 다른 전략을 취하고 있더라고요. 소비자 반응이 그에 따라 갈리고 있다는 점이 흥미로운 포인트입니다."라는 메시지를 팀장님에게 전달하고자 합니다.

 

그럼 메시지로부터 구성 요소를 뽑아냅니다.

 

1. "최근 콘텐츠 서비스 동향을 살펴보니 가장 큰 특징은 멤버십 혜택인데요."

= 최신 동향

2. "A, B, C사가 타겟에 맞게 조금씩 다른 전략을 취하고 있더라고요."

= 서비스 비교

3. "소비자 반응이 그에 따라 갈리고 있다는 점이 흥미로운 포인트입니다."

= 소비자 반응

 

p.101

<상황 4> 내가 회사에서 이 미션을 받았다면?

 

수영복 카테고리 프로모션이 총 3주 진행 후 종료되었다. 수영복 카테고리 매출과 트래픽이 전달 대비 크게 상승했을 뿐 아니라 타 카테고리, 특히 의류 카테고리의 트래픽과 매출도 동반 상승하는 결과를 얻었다.

 

> 결과지표 뽑으셨나요? 결과 보고서 올려주세요.

 

p.109

수영복 프로모션 결과 보고서

 

To : 팀장님

 

Message : 7월 3주간 이벤트 진행한 결과 수영복 카테고리 트래픽이 20%, 매출이 35% 올랐습니다. 의류 카테고리 전체에도 영향을 미쳐 전체 트래픽이 전월 대비 30%, 매출이 40% 상승한, 예상 목표치보다 더 좋은 성과를 얻었습니다.

 

p.120

보편적으로 문서에서 결론이 예측 가능하게 쓰도록 하되 문서를 입으로 읽었을 때 매끄럽게 읽히는가를 더 우선으로 해야 합니다.

 

저도 실무에서 언제나! 반드시! 메일이든 워드든 파워포인트든 문서를 작성하면 무조건 첫 장으로 돌아가서 읊어 봅니다. 그리고 다음 과정을 꼭 거칩니다.

 

1. 말의 앞뒤가 꼬이면 슬라이드 순서나 구성의 순서를 바꿔봅니다.

2. 말을 해야 자연스러운 연결이 되는데 문서에는 없는 경우 해당 내용을 빠르게 구해서 넣습니다.

3. 문서에는 크게 강조되어 있지만 내용과 흐름이 맞지 않거나 비약이 있으면 맨 뒤 부록으로 빼거나 아예 삭제합니다.

 

p.124

문서를 넘기며 읽다보면 귀에 걸리는 단어가 있을 겁니다. 같은 단어를 계속 반복해서 말하게 되거나, '아까~'라는 말이 계속 나온다면 그다지 좋은 신호가 아님을 캐치해야 해요. 공통된 이야기가 문서 여기저기 흩뿌려져 있다는 힌트일 수 있기 때문입니다. (이 또한 말을 해보지 않고 눈으로만 문서를 검토하면 절대 알 수 없어요!)

 

p.127

이 문서의 장수가 총 130장 이라 할 때 문서를 보는 사람에게 130장을 보게 하지 마세요. 100장은 궁금하면 찾아볼 수 있도록 기록으로 남겨 두고, 30장만 읽게 하고 그 중에 단 6장만 기억하면 되도록 하는 겁니다. 장을 줄이는 대신 중간중간 장을 추가해서 긴 내용을 정리해 둠으로써 기억할 거리를 줄여주는 것이 훨씬 나은 문서를 만드는 방법입니다. 

 

p.134

빠르게 읽히는 장을 만들기 위해 중요한 것이 또 하나 있습니다. 내가 말을 하는 순서와, 장의 순서가 같이 갈 수 있는가를 검토해야 합니다. 

 

p.136~137

p.148

문서의 디자인을 '어떻게' 하는가를 고민하기보다 여기에 '왜' 하는가를 고민한다면 앞으로 실무에서 작성하는 문서의 퀄리티가 눈에 띄게 달라질 겁니다. 

 

p.151

어떻게 해야 깔끔한 문서를 만들 수 있을까요? 아주 간단합니다. 보는 사람의 시선이 계속 흔들리지 않도록 문서를 구성하는 요소 간의 1) 간격을 균일하게 확보하고 2) 정렬을 올바르게 맞춰 3) 통일감 있게 다듬어 주기만 하면 깔끔한 문서가 됩니다. 

 

p.154

문서를 디자인하면서 최소한으로 신경 써야 할 간격은 1) 문서 가장자리 간격 2) 요소간의 간격 3) 텍스트의 행간/자간 이 세 가지 입니다.

 

p.159

정말 많은 분들이 내용을 강조할 때 폰트 크기를 크게 합니다. 하지만 그 전에 반드시 기억해야 할 것은 글자가 크다고 잘 읽히는 것이 아니라 행간, 자간이 확보되어야 글이 잘 읽힌다는 사실입니다. 폰트 크기가 작더라도 글자 하나하나의 간격이 너무 좁지 않고 글줄의 간격이 적당히 띄어져 있다면 오히려 알아보기 더 쉬워집니다.

 

p.163

문서의 통일감을 유지하는 요소로는 1) 핵심 메시지의 위치 2) 폰트 크기 3) 요소의 크기와 모양을 들 수 있습니다.

 

p.167

실무에서 문서를 작성하다 보면 도형이나 그래프, 표 등은 비교적 자유롭게 크기를 늘리고 줄일 수 있지만 이미지 자료는 동일한 크기로 만들 수 없는 경우가 있습니다. 이미지 크기와 형태가 제각각이라 도저히 비슷하게 수정할 수 없다면 이미지 요소 뒤에 배경을 깔아서 한 덩어리로 보이게 함으로써 통일감을 줄 수 있습니다.

 

p.177

실무에서 언제, 어떻게 안내선을 활용하여 작업 속도를 빠르게 하는지 그 순서를 조금 더 자세히 말씀드리겠습니다.

 

1. 상하좌우 여백 가이드라인 잡고 첫 장 내용 작성하기

2. 슬라이드 복제

3. 다음 내용을 동일한 위치에 채우기

4. 구성해야 할 요소가 완전히 달라질 때, 바로 앞 장으로 돌아가 최소한의 안내선 추가하기

5. 다음 장의 새로운 요소를 안내선에 맞춰 배치하기

 

p.193

저는 실무에서 급하게 제출이 필요한 문서일 경우 자간 [표준으로]를 그대로 사용하지만, 조금 더 디자인적으로 신경써야 하는 문서에서는 자간을 [기타 간격 -> 좁게 -> 0.2 ~ 0.5] 정도로 설정하는 편입니다.

 

p.202

색을 사용하는 목적은 1) 내용의 대비를 보여주고 2) 핵심 메시지를 부각하고 3) 문서에서 시선의 방향을 구분하는 세 가지가 있습니다.

 

p.210

폰트 크기를 키워 내용을 강조하는 것보다 문서 전체의 통일감을 지키는 것이 더 중요하다는 점을 꼭 유념해주세요.

 

"문서 내용 중 어디에 강조를 해야 할까요?"라고 질문한다면 모두 당연하다는 얼굴로 '중요한 것'에 강조해야 한다고 답합니다. 하지만 조금 더 정호가히 말하자면 '중요한 것'이 아니라 '진짜 바쁘면 이것만 읽어도 되는 것'에 강조를 해야 합니다. 

 

p.221

[실무 적용 1] "간략히 공유해주세요"

 

나는 운영팀 직원 A

 

우리 회사 정책은 본래 파트너사 메일 문의가 들어오면 2일 뒤 19:00까지 답변하는 것이 프로세스 규정이었다. 그러나 7월 파트너 CS로 응답 지연 불만 건이 145건이나 들어왔으며 그 중 VIP 파트너가 90건으로 계약 해지의 불안 요소가 되어 프로세스를 변경하기로 했다.

 

앞으로 VIP 파트너 문의와 일반 파트너 문의를 나누어 VIP 파트너가 문의할 경우 문의일로부터 다음날 14:00까지, 일반 파트너 문의는 2일 뒤 19:00까지 답변하는 프로세스로 변경하기로 했다.

 

팀장님에게서 연락이 왔습니다.

1) 마라님, 8월 15일부터 적용하면 좋을거 같고요

2) 이렇게 변경할 거라고 본부 내에 1page로 간략히만 공유해 주세요.

3) 언제 답변 나가는지 알고는 있어야 하니까요.

 

p.231

 

p.232

 

 

p.233

[실무 적용 2] "정리해서 보고해주세요"

 

나는 커머스전략팀 직원 B

 

현재 우리 서비스 사용자의 결제 및 배송 프로세스는 1) 결제 완료 -> 2) 배송준비중 -> 3) 배송중 -> 4) 배송완료 4단계로 나뉘고 사용자는 배송준비중이 뜨기 전까지 취소가 가능하다.

 

배송준비중은 물류창고에서 상품을 출고한 뒤 운송장을 시스템 등록하는 순간 변경되는데, 상품 출고 후 운송장을 시스템 등록하는 틈에 사용자가 취소하는 경우 취소 여부가 누락되고 오배송되어 월 평균 300만 원의 비용 손실이 발생되고 있다.

 

문제 해결을 위해 [배송준비중] 전에 [상품준비중] 단계를 추가하여 물류창고 담당자가 주문 확인 시 [상품준비중] 상태로 변경한 뒤 배송 진행하며 사용자는 [상품준비중]이 뜨기 전까지만 취소가 가능하도록 시스템과 정책 변경을 하려 한다.

 

변경 사항을 적용하기 위해서는 개발팀의 작업, 운영팀의 물류창고 담당자 교육, CS팀의 사용자 공지 작업이 필요하다. 늦어도 4월 1일부터는 적용하고자 한다.

 

이번에도 역시 팀장님에게서 업무 지시 연락을 받았습니다.

1) 마라님 4월 1일 전에 반영하려면 일정이 빠듯하네요.

2) 내용 정리해서 필요한 부서에게 요구사항 전달해주세요.

 

 

p.244~246