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메일 제목은 본문 내용을 짐작할 수 있도록 구체적이지만 간결하게 적는다.
(ReReReReRe로 시작하는 같은 제목의 메일리스트에서 특정한 메일을 다시 찾기 위해 전달받은 날짜와 시간을 기억해내던가 하나하나 열어서 확인하는 노력이 얼마나 불필요한 노력인지!)
메일 본문은 장황하게 장문으로 쓰기보다는 간략한 단문으로 하며, 각 항목마다 번호를 부여하는 등 명확하게 정리한다.
(그리고, 그래서, 그러나, 그러므로, ~할 때, 만약과 같은 접속사로 서로 다른 내용을 하나의 문장으로 만들어 버리는 신기한 능력을 가진 사람들 의외로 많다.)
메일의 하단에 서명을 넣어 메일을 보고 추가로 확인할 부분이 있을 때 바로 연락할 수 있도록 한다.
(알아먹을 수 없는 메일을 받으면 연락이라도 해서 다시 확인을 해야 하는데 그렇기 위해 명함첩을 뒤지고 핸드폰의 연락처 리스트를 뒤지게 되면 짜증이 급 상승)
중요한 메일은 전달한 후 전화 등으로 확인하라고 알려준다.
(아무도 메일만 보고 있지 않는다는 것을 염두하라. 나중에 연락해서 보낸 지가 언젠데 아직도 안됐다느니 급한데 어떻게 해야 하냐 던 지 할바에 보내고 연락 한 번 해주면 된다.
급할수록 확실한 확인이 필요하다. 문자 보내 놓고 문자도 안 본다는 식의 말도 때늦은 바보 같은 후회일 뿐 상황을 바꾸지는 못한다.)
메일을 확인한 후 바로 확인 여부를 회신한다. 이때 궁금한 부분 또는 추가로 요청할 부분을 함께 정리해 전달한다.
(자기가 미처 생각지 못한 부분까지 챙기는 세심함과 경험치를 가늠할 수 있는 처신은 신뢰로 이어진다. 생각해보라. 제안서든 완성된 제작물이든 제시할 때 신뢰를 바탕으로 검토하는 것과 불신을 바탕으로 검토하는 것의 차이를.)
미팅 또는 회의 시 내용은 항상 기록해 모든 참여자에게 공유하고, 조율하고 합의한 내용, 혹은 전달받은 내용을 맞게 이해했는지 확인한다.
(회의를 마치고도 누가 무엇을 어떻게 할지가 불분명하다면 더더욱 기록에 집착하길 바란다. 기록을 위해서라도 안건에 대한 결론 및 구체적인 실행을 도출할 수밖에 없기 때문이다.)
회의 주관자는 회의에 참석해야 하는 사람을 정해 미리 안건을 전달하고 시간을 조율해 결정한다.
(내가 이 회의에 왜 참석하고 있을까 의아해하거나, 갑자기 불려 와서 처리하던 업무의 흐름이 끊겨 버렸거나, 아무런 생각 없이 앉아만 있다가 끝나는 회의는 사전에 준비 없이 진행되기 때문이다.)
참여자는 필요한 자료 또는 아이디어를 준비해 참여한다.
(많은 사람이 침묵하는 회의에는 이유가 있다. 침묵을 나무라기보다는 말할 수 있는 상황을 만들어 주는 것이 해결책일 터, 회의에 참여하기 전에 준비할 시간을 주자 그리고 준비를 하자.)
광고주의 미팅 요청 시 주 안건이 무엇인지 확인하고 안건에 따라 미팅 참가자를 정하여 참석한다.
(안건에 적합한 담당자가 함께 참석한다면 미팅만으로도 많은 것들이 구체화될 수 있다. PM만 참석하게 된다면 그저 광고주의 요청을 듣고서 "돌아가서 내부적으로 검토하고 다시 연락드리겠습니다."하고 돌아오게 되는 경우가 대부분이다.
그만큼 광고주의 요청은 왜곡될 수 있고 시간은 더 필요하게 된다.)
전화로 전달받은 사항은 항상 메모하고 메일 또는 인스턴트 메신저로 전달해 역시 맞게 이해했는지를 확인한다.
(자신의 기억력을 맹신하지 말라. 같은 말을 들어도 사람에 따라 달리 받아들이는 것이 다반사다. 거기에 시간이 지나면 기억은 왜곡되고 일부는 사라진다. 다시 전화해서 확인하는 순간 당신에 대한 신뢰는 떨어지게 된다.)
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