일의 기본기

일의 기본기 국내도서 저자 : 강재상,이복연 출판 : REFERENCE BY B(JOH.) 2019.09.11 상세보기

p.19~20

만약 중요한 고객이 전화했는데 담당자가 자리를 비워 당신이 대신 받았다고 생각해보자. 그런데 "~대리님 자리에 안 계십니다"하고 끊어 버린다면 기분이 나쁘지 않겠는가. 고객 입장에서는 '그래서 어쩌라고?'하는 생각이 들 것이다. "~대리님이 ~한 일로 잠시 자리를 비우셨는데 ~분 내로 돌아오실 거에요. 메모 남겨 놓을까요?"라고 대응하는 것이 좋다. 그리고 전화하거나 찾아온 사람의 회사와 이름, 연락처와 연락한 이유를 메모한 뒤 자리를 비운 동료 책상 위에 놓아두거나 메신저나 문자로 그 내용을 알려준다.

 

p.28~29

퇴근 시 매너도 중요하다. 보통 퇴근하기 2~3시간 전에 상급자에게 오늘 업무에 대한 중간 점검을 받는 게 좋다. 그러면 업무를 지시한 사람의 기대나 방향과 다르게 일이 진행되었어도 남은 시간 동안 수정할 수 있다. 그렇게 퇴근 전에 다시 조정된 업무를 마무리한다. 그리고 오늘 한 일을 정리하고 다음 날 할 일을 생각해 함께 일하는 동료들과 간단히 이야기를 나누는 것이 좋다. 그래야 서로의 일을 조율하고 조정할 수 있으며, 일의 진척 상황을 예측할 수 있다.

 

p.39

일단 사방에 눈과 귀가 있다고 생각하고 말조심하는 게 우선이다. 특히 사내에서는 피할 곳이 없다고 생각하는 것이 좋다. 누군가를 욕하거나 상처를 줄 만한 말이라면 아예 하지 말자. 그렇다고 무조건 좋은 말만 하라는 의미는 아니다. 불편한 이야기를 해야 하는 경우도 분명히 있다. 그럴 때는 사람이 아니라 그 사람의 업무나 결과에 대해 객관적 사실에 근거해 이야기하면 된다. 그래도 상대방의 감정이 상할 수 있지만, 최소한 인신공격으로 받아들이지는 않을 것이다.

 

p.58

사내 메신저를 카톡처럼 쓰면 안 된다. 사내 메신저는 친구가 가득한 단톡방처럼 시시콜콜한 이야기를 구구절절 나누는 곳이 아니다. 전화로 전달할 만큼 긴급한 사안은 아니지만 이메일보다는 빠른 확인과 처리가 필요할 때 쓰는 엄연한 업무 커뮤니케이션 채널이다.

 

이메일만 해도 공식적인 느낌이 강하고 어느 정도 형식을 갖춰야 하다보니 실수가 생길 가능성이 낮다. 하지만 사내 메신저에 무심코 적은 한 문장, 부장 뒷담화나 거래처 험담 등이 구설수가 되어 돌아오는 것을 비일비재하게 봤다.

 

사내 메신저와 카톡을 구별하지 못하고 업무 관계자와 긴장감 없이 이야기하다 보면 결국은 오해가 생기게 된다. 사소한 오해가 사고로 번질 수 있으니, 이럴 때는 주저 없이 메신저를 멈추고 전화로 직접 소통하는 것이 현명하다.

 

명심하자. 원칙은 이메일과 대면, 그리고 전화 소통이다. 사내 메신저는 특수한 경우에 제한적으로 사용한다고 생각하자.

 

p.60

메신저는 당신과 상대방이 일에 대해 충분히 숙지하고 있거나, 잘 모르는 경우 사전에 알려 주기 위해 쓰는 것이 좋다. 간단히 말하면 서로 오해의 여지가 적은 일에 대해 빠르고 가볍게 이야기를 나누고 기록을 남기기 위해 사용한다. 반면에 전화는 사전 정보가 적어 상세히 알려 주거나 알아야 하는 경우, 일을 빨리 진척시켜야 하는 경우 혹은 처음 관계를 맺는 사람과 대면 소통이 어려운 경우 사용한다.

 

p.72

회의를 주관할 때 가장 어려운 일은 사실 수많은 사람의 일정을 맞추는 것이다. 작은 팁을 이야기하면, 필수 참석자와 선택 참석자를 나누거나 동일한 목적의 회의를 몇 번에 나눠 진행하는 것이다. 서로 얼굴을 못 본 참석자 간에 추가 조율을 해야 한다는 단점이 있지만, 무리하게 한 번에 모으는 것보다는 훨씬 수월하다.

 

p.73~75

회의의 목적과 조직 분위기, 참석자에 따라 회의실 자리 배치는 달라진다. 이는 한국에만 있는 소위 '꼰대'문화가 아닌 전 세계에 통용되는 글로벌 스탠더드다. 만약 참석자 전원이 동일한 발언권과 권한을 가졌다는 전제하에 진행되는 회의, 예를 들어 아이디어 회의나 프로젝트 초기 기획 회의 등은 자리 배치가 자유롭다. 또한 사전에 자리를 지정하지 않았다면 참석자는 각자 편한 자리에 앉으면 된다. 이런 경우 원탁을 쓰거나 자리를 원형으로 배치하는 것이 정석이지만, 회의실 상황에 따라 의견을 나누기 편한 형태로 배치해도 무방하다. 문제는 그 외의 경우, 참석자 사이에 직급이나 나이차가 있어서 상석을 구분해야 할 때다. 회의의 상황별로 한 번 살펴보자.

 

먼저 발표나 보고가 있는 경우다. 이런 경우 발표자나 스크린을 마주 보는 자리가 상석이다. 발표나 보고가 가장 잘 보이는 자리이기 때문이다. 일반적인 회의에서는 보통 출입구에서 가장 먼 자리를 상석으로 본다. 원탁에도 같은 기준이 적용되며, 마주 보는 테이블에서는 출입구에서 먼 곳 중 가운데가 상석이다. 보통은 참석자가 알아서 자리에 앉기 때문에 특별히 안내할 필요가 없다. 자신이 상급자임을 과시하기 위해서가 아니라 그런 기준으로 사전에 배치되었고 거기에 맞춰 회의가 준비되었으리라 모두가 예상하기 때문이다. 오히려 일반적인 기준에 맞지 않으면 사전에 세팅해 놓은 것을 다 바꿔야 하는 불상사가 발생한다. 그런데 형식과 틀을 별로 안 좋아하고 자유로운 분위기를 선호하는 사람들이 있다. 이런 사람이 가장 높은 사람이라면 회의실에 들어와 아무 데나 앉는 경우가 많다. 이럴 때는 그 사람이 앉은 자리가 무조건 상석이 되며, 대부분 그 자리를 중심으로 높은 순서로 가까이 앉게 된다.

 

외부 사람과 미팅할 때도 마찬가지다. 협상 전략상 우위를 보여 줘야 하는 등 특수한 상황이 아니라면 방문자를 상석으로 안내하는 것이 일반적이다. 다만 상사가 주로 앉는 자리를 권한다면 방문자가 부담스러워할 수도 있다. 그래서 해당 자리는 비워 두고 출입구에서 먼 쪽으로 안내한 후 마주 앉는 것이 보통이다. 물론 상대방을 특별히 존중해야 하는 상황이라면 상석을 권해도 무방하다.

 

상대방이 내 이야기에 집중하도록 하려면, 만약 창문이나 유리벽 등으로 밖이 보이는 회의실이라면 당신이 밖이 보이는 자리에 앉고 상대방을 창문이나 유리벽을 등지고 앉게 한다. 반면에 상대방의 주의를 분산시키는 게 회의 목적상 유리하다면 자리를 반대로 하면 된다.