쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법

열심히 하는데 성과가 나오질 않는다면?

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쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법

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p.48
혼란이 문제가 아니다. 일관성을 찾는 데 얼마나 오래 걸리는지가 진짜 게임이다. 
- 딕 칠드리, 브루스 크라이어

 

p.51
힘을 내는 능력은 긴장을 푸는 능력과 정비례한다.

 

p.54
- 할 일이 머릿속에 들어 있으면 개운하지가 않다. 어떤 식으로든 마무리하지 못했다고 생각하는 일을 머릿속에서만 맴돌게 하지 말고 끄집어내어 당신이 정기적으로 확인하고 자세히 살펴보는 신뢰할 만한 시스템에 담아둔다. 나는 이 시스템을 '수집도구'라고 부른다.
- 할 일이 무엇인지 정확하게 정의하고 이를 성취하기 위해 무슨 행동을 해야 할 지 정한다.
- 해야 하는 행동들이 다 결정되었으면 평소 정기적으로 확인하는 시스템에 정리해두고 계속 상기한다.

 

p.58
무슨 일이 머릿속에 남아 있는 이유는 대개 당신이 그 일이 지금과 다른 상태가 되길 원하는데 아직은,
- 원하는 결과를 정확하게 정하지 않았기 때문이다.
- 바로 다음에 실제로 해야 하는 행동을 정하지 않았기 때문이다.
- 신뢰할만한 시스템에 그 성과와 필요한 행동을 넣어두고 상기하지 않기 때문이다.

 

p.65
일을 해내려면 두 가지 기본적인 요소가 필요하다. 그 일을 '완료한다는 것'이 무엇을 의미하는지(결과)와, '수행한다는 것'이 무엇인지(행동) 정의하는 것이다. 대부분의 사람들은 자신의 관심을 끄는 대부분의 일들에 대해 이 두 가지를 쉽고 분명하게 알지 못한다.

 

p.66

비전만으로는 충분하지 않다. 비전은 모험과 결합되어야 한다. 계단을 올려다보는 것만으로는 충분하지 않다. 그 계단을 올라가야 한다. -바츨라프 하벨

 

p.66~67

할 일, 프로젝트, 행동은 수평적, 수직적이라는 두 방식으로 관리해야 한다. 수평적 관리란, 당신이 관여하는 모든 행동들에 일관성을 유지하는 것이다.

 

수직적 관리란, 개별적인 주제와 프로젝트들을 생각하고 발달시키고 조정하는 일을 가리킨다.

 

p.69

대부분의 사람들은 견딜 수 없을 정도로 혼란스러워서 뭐라도 해야 할 때만 이런 목록을 작성한다. 그런데 사람들은 자신을 괴롭히는 특정 분야에 대해서만 목록을 만든다. 하지만 삶의 모든 분야(가장 '긴급한' 분야뿐 아니라)에 이런 구체화 작업을 하고 자신의 생활과 업무방식의 특징을 검토하면 내가 설명하고 있는 물과 같은 마음의 관리 방식을 실행할 수 있을 것이다. 내 경험에 따르면 이 과정은 항상 우리의 시각과 경험을 향상시킨다. 그런데 뭘 망설이는가?

 

주어진 옵션들에 관해 재고하려 애쓰는 대신 그 옵션들을 바탕으로 직관적인 선택을 내리려 노력한다. 그러려면 모든 옵션들을 미리 생각해서 그 결과를 신뢰할 만한 방식으로 담아두어야 한다. 일들을 한 번 이상 생각하느라 시간을 낭비하고 싶지 않다. 그건 창의적인 에너지를 비효율적으로 사용하는 것이과 좌절과 스트레스의 원천이다.

 

p.74

1. 자신의 주의를 끄는 일을 수집한다.

2. 각 항목의 의미 그리고 그와 관련해 해야 할 일을 명확히 정한다.

3. 그 결과를 정리한다. 그 결과로써 우리가 검토할 수 있는 옵션들을 제시해야 한다.

4. 이 옵션들을 검토한 뒤 선택한다.

5. 선택한 옵션을 실행한다.

 

이 다섯 단계는 우리 생활의 수평적 측면을 관리하고 우리가 매 순간순간 앞으로 나아가면서 언제라도 검토해야 하는 모든일들을 포함한다.

 

p.82~84

수집단계 성공을 위한 요건들

- 일들을 전부 머리 밖으로 꺼내라

- 수집공간의 개수는 최소화한다

- 수집도구들을 정기적으로 비워라

 

p.84~85

내용을 비운다는 것이 그 안의 일을 끝내야 한다는 뜻은 아니다. 그 일이 무엇인지, 그와 관련해 무엇을 해야 하는지 좀 더 구체적으로 결정해야 하고, 아직 끝내지 않았다면 시스템 내에 정리하라는 뜻이다. 수집함에서 일을 꺼내야 한다. 그냥 놔두거나 도로 '집어넣지'마라! 수집함을 비우지 않는건 아무도 비우거나 처리하지 않는 쓰레기통과 우편함을 가진 것이나 마찬가지이다.

 

p.86~90

명료화

1. 이것은 무엇인가?

2. 실행할 행동이 있는가? 

    1) 행동이 필요 없는 경우

        a. 휴지통

        b. Del 키

        c. 인큐베이팅(당장은 할 행동이 없지만 나중에 할 수도 있는 일들)을 위한 '티클러'파일이나 일정표, 자료보관장치
    2) 실행할 행동이 있는 경우
        a. 프로젝트에 관한 항목일 경우

            - '프로젝트' 목록에 올린다

            - 목록을 매주 검토하는 시간을 가지며 항목이 해결되지 않았다는 걸 인식

        b. 다음 행동은 무엇인가?

            - ex1) 프레드에게 전화해 지난번에 이야기한 수리점의 이름과 전화번호를 물어본다.

            - ex2) 예산회의 안건을 위한 초안을 작성한다.

            - ex3) 마련해야 하는 서류정리 장치에 관해 안젤라와 이야기한다.

            - ex4) 인터넷에서 지역의 수채화 학원들을 찾아본다.

 

p.88

p.93

나는 '프로젝트'를 하나 이상의 행동단계가 필요하고 1년 내에 완수할 수 있는 어떤 원하는 결과라고 정의한다. 다시 말해, 중요한 일들뿐 아니라 일반적으로 프로젝트라고 불리지 않는 다소 사소한 일들도 프로젝트 목록에 올라갈 것이라는 뜻이다. 이렇게 정의하는 이유는, 한 단계만으로 어떤 일이 끝나지 않으면 아직 할 일이 남았다고 상기시켜주는 일종의 안내판을 세워야 하기 때문이다. 상기시켜주는 안내자가 없다면 그 일은 다시 머릿속으로 슬그머니 들어갈 것이다. 기간을 1년이라고 한 이유는, 그 범위 내에 당신이 끝내기로 한 어떤 일의 상태에 대해 꺼림칙한 마음이 들지 않으려면 매주 검토가 필요하기 때문이다. 프로젝트를 규모와 상관없이 열린 고리의 목록으로 생각해도 된다.

 

p.94

실제로 프로젝트르 실행하는 게 아니다. 당신은 그 프로젝트와 관련된 행동단계들을 취하는 것뿐이다. 적절한 행동단계들을 취하면, 처음에 당신이 그 프로젝트가 '완료'되었다고 말할 수 있는 결과라고 생각했던 것과 일치하는 어떤 상황이 만들어질 것이다. 프로젝트 목록은 다음 행동들이 전 트랙에서 적절하게 진행될 수 있도록 우리가 정한 결승선이라 할 수 있다.

 

p.96

일정표에는 세 가지를 기입한다.

- 특정 시간에 해야 하는 행동

- 특정 날짜에 해야 하는 행동

- 특정 날짜와 관련된 정보

 

p.98~99

내 방식대로라면 일정표는 신성한 영역이어야 한다. 그날 꼭 실행해야 하는 일, 그날 못 하면 아예 하지 못하게 되는 일을 일정표에 써야 한다. 그리고 약속이 바뀐 경우에만 일정표에 쓴 내용을 수정해야 한다.

 

p.99

모든 일은 가능한 한 단순하게 만들어야 한다. 하지만 너무 단순하게 만들어서는 안 된다. - 알베르트 아인슈타인

 

p.105

우유가 필요하다고 쓰는 것과 상점에 갔을 때 이를 기억하는 건 다른 문제이다. 마찬가지로, 인생의 중요한 사건을 겪은 친구가 어떻게 지내는지 알아보고 격려해주기 위해 전화를 걸어야 한다고 쓰는 것과 여유시간이 생기고 전화기가 앞에 있을 때 이를 기억하는 건 다른 문제이다.

 

실행해야 하는 구체적인 행동들의 '수풀' 속으로 내려가지만 말고 필요에 따라, 그리고 적절한 주기로 한 걸음 물러나 인생 전체의 그림을 검토할 수 있어야 한다. 대부분의 사람들이 업무흐름 관리의 마법을 깨닫는 건 검토단계를 꾸준히 실행했을 때이다.

 

p.107

행동이 필요한 모든 일은 자주 검토해서 머리가 다시 기억하고 되새기지 않도록 한다. 행동에 관해 순간순간 내리는 신속하고 직관적인 판단을 믿으려면 좀 더 정교하게 일들을 줄이는 작업을 지속적으로 해야 한다. 내 경험(그리고 수천 명의 경험)에 따르면 주간검토 시간을 만드는 것이 성공에 매우 중요한 요인이다.

 

p.108

주간검토에서는 다음과 같은 일을 한다.

- 일거리들을 모아 판단한다.

- 시스템을 검토한다.

- 목록을 갱신한다.

- 깔끔하게, 명확하게, 최신 정보로, 완전하게 만든다.

 

p.108

당신에게 필요한 일거리 목록들, 개요, 해결책을 필요할 때마다 검토하여 그 내용들이 머릿속에서 떠나게 하라.

 

p.111

할 수 있는 것보다 항상 더 많은 일이 있고, 한 번에 한 가지 일만 처리하기 힘든 게 현실이다. 중요한 건, 그 순간에 하고 있지 않은 일에 대해서도 하고 있는 일에 대해서만큼 안심하는 것이다.

 

p.110~ 

1. 주어진 순간의 행동 선택을 위한 네 가지 기준 모델

    1) 상황

    2) 이용할 수 있는 시간

    3) 쓸 수 있는 에너지

    4) 우선순위

 

2. 일과를 확인하기 위한 3중 모델

    1) 미리 정해진 일을 한다.

    2) 예상하지 못했지만 즉석에서 생긴 일을 한다.

    3) 일을 정의한다.

 

3. 일을 검토하기 위한 여섯 단계 모델

    1) 기초 : 현재 행동들

    2) 지평선 1 : 현재 프로젝트들

    3) 지평선 2 : 포커스의 영역과 책임

    4) 지평선 3 : 목표

    5) 지평선 4 : 비전

    6) 지평선 5 : 목적과 원칙

 

p.119

사소한 일을 할 때도 큰 그림을 생각해서 모든 일들이 올바른 방향으로 가도록 해야 한다. - 앨빈 토플러

 

p.121

거의 모든 과제는 다음 다섯 단계를 거쳐야 완수된다.

 

1. 목적과 원칙 정의하기

2. 결과 그려보기

3. 브레인스토밍

4. 정리하기

5. 다음행동 정하기

 

p.126~127

관리자나 프로젝트 책임자가 "자, 이 건에 대해 좋은 아이디어 있는 사람 있습니까?"라고 물으며 회의를 시작한 적이 있는가? 

 

이 말에는 어떤 가정이 들어 있는가? 좋은 아이디어인지 제대로 평가하려면 목적이 명확해야 하고 비전이 잘 정의되어야 하며 관련된 모든 데이터가 수집되고(브레인스토밍) 분석되어야(정리) 한다.

 

"무엇이 좋은 아이디어인가?"는 좋은 질문이지만, 생각이 80퍼센트 정도 진행되었을 때만 그렇다. 이 질문에서 출발한다면 창의력을 저해할 것이다.

 

머리가 자연스럽게 취하는 방식이 아닌, 다른 관점으로 상황에 접근하려고 하면 어려움을 겪을 것이다. 사람들은 항상 이런 방식으로 상황에 접근하지만, 그러면 거의 항상 명확성이 부족하고 스트레스가 증가한다. 그러하여 다른 사람들과 상호작용할 때 자존심, 정치적 문제들, 숨은 의도들이 논의를 장악하게 된다(일반적으로 가장 공격적으로 목소리를 높이는 사람이 주도권을 잡을 것이다). 목적을 정의하고, 비전을 만들고, 불완전한 초기 아이디어들을 많이 수집하기 전에 좋은 아이디어를 찾으려 한다면 창의력이 막혀버리기 쉽다.

 

p.130~131

'왜'라는 질문을 던질 때 얻을 수 있는 이점들의 일부다.

 

- 성공을 정의해준다.

- 의사결정의 기준이 된다.

- 자원들을 연결시킨다.

- 동기부여를 한다.

- 초점을 명확히 해준다.

- 옵션들이 늘어난다.

 

p.131

사람들은 이기는 걸 좋아한다. 당신이 하고 있는 일의 목적을 완전히 명확하게 알지 못하는데 이길 수 있는 게임은 없다.

 

p.133

어려운 결정을 내리는 유일한 방법은 대개 당신이 하고 있는 일의 목적을 다시 생각해보는 것이다.

 

무언가를 왜 하고 있는지 확실히 모른다면 아무리 해도 그 일을 만족스럽게 끝낼 수 없다.

 

p.134

지금 내가 하고 있는 일을 손상시킬 수 있는 행동은 무엇이고 어떻게 그걸 막을 수 있을까?

 

p.135

원칙에 초점을 두어야 하는 또 다른 중요한 이유는 긍정적인 행위가 무엇인지 명확히 해주고 기준점을 제공하기 때문이다. 이 프로젝트의 확실한 성공을 위해 다른 사람들과 어떻게 일하길 원하는가? 혹은 어떻게 일해야 하는가? 가족여행에서 아이들에게 허용되는 행동과 그렇지 않은 행동은 무엇인가? 당신이 어떻게 행동하면 자신과 다른 사람들이 최상의 상태가 될까?

 

목적이 본질과 방향을 제시한다면, 원칙은 행동의 한계와 훌륭한 실행의 기준을 정의한다.

 

p.135

비전은 '왜'가 아니라 '무엇'을 다룬다. 이 프로젝트나 상황이 성공적으로 끝난다면 실제로 어떤 모습일까?

 

예를 들면 "당신의 세미나 수료자들이 해당 주제에 대한 지식을 계속 적용하는 모습을 보인다" "지난 회계연도에 북동부 지역에서의 시장점유율이 2퍼센트 증가했다" "딸이 대학 첫 학기 생활에 대한 당신의 가이드라인과 지원을 명확히 이해한다" 등이다.

 

p.138

나는 항상 대단한 사람이 되고 싶었다. 좀 더 구체적으로 소망했어야 했는데. - 릴리 톰린

 

p.138

가장 강력한 삶의 기술들 중 하나 그리고 직업적, 개인적 성공을 위해 연마하고 발달시켜야 하는 가장 중요한 기술들 중 하나는 원하는 결과를 명확하게 정하는 것이다. 원하는 결과가 생각처럼 자명한 것은 아니다. 우리는 여러 다양한 수준에서 성취하고 싶은 것을 끊임없이 정의(그리고 재정의)해야 하고 가능한 한 효과적으로 효율적으로 이 작업들을 완료하는 쪽으로 자원들을 계속 재할당해야 한다.