시스템의 힘

 

 

p.7

시스템을 고려할 때 가장 중요한 것은 무엇보다도 '문서화'이다. 혹자는 일류기업과 이류기업을 구분하는 기본적인 차이 가운데 하나로 '문서화'를 꼽는다. 그 이유는 회사의 핵심 역량이나 중요한 제도, 원칙 등의 일하는 방식과 그에 영향을 주는 요소들이 얼마나 체계적으로 공유되고 있고, 나아가 그것이 시간이 흘러도 변함없이 유지될 수 있느냐 하는 것인데 문서화는 이러한 공유와 유지를 가능하게 해주는 가장 근본적인 전제 요건이기 때문이다.

 

p.13-14

음성 사서함이 흘러넘친다는 그 남자가 무슨 일을 하는지는 모르지만, 확실하게 말할 수 있는 게 하나 있다. 자신이 직접 관여하지 않으면 단 일주일도 제대로 돌아가지 않는다거나 자신이 없는 동안 자신과 관련된 수많은 시스템이 모두 정지되어 버린다면, 그는 관리를 잘못하고 있는 것이다. 물론, 그 수많은 음성 메시지들이 그의 지위와 중요성을 증명해 준다고도 볼 수 있다. 하지만 더 큰 그림을 보면 그는 일에 얽매인 노예가 아닐까? 그리고 그에게 의지하는 사람들은 그의 존재에 얽매인 노예가 아닐까? 그 사람의 전화를 기다리면서 그가 지시를 내려주지 않으면 일을 진행하지 못하는 사람들 말이다. 자리를 비운 동안에도 잘 돌아가는 업무 시스템을 구축하지 못했기 때문에, 그가 자리를 비우면 마치 닫혀 있는 댐에 물이 고이듯이 모든 것이 멈춰버리는 것이다. 

 

p.21

"복잡함 속에서 단순함을 찾아라. 부조화 속에서 조화를 찾아라."

 

- 알베르트 아인슈타인

 

p.27

당신이 가장 먼저 해야 할 일('감'을 잡기 위한)은 하루 일과에서 순간순간마다 작동하는 각각의 시스템들을 찾아내고, 그것들을 계속 관찰하는 것이다. 그것이 가능하게 되면 시스템을 '운영'할 수 있게 되며, 앞으로 나아가는 길을 가로막는 문제들도 저절로 해결될 것이다.

 

p.41

"이 세상에는 꿈속에 갇혀 사는 사람이 있는가 하면, 현실에 직면해서 순응하며 사는 사람이 있다. 그리고 꿈을 현실로 바꾸는 사람도 있다."

 

- 더글러스 에버렛

 

p.49

"뿌리 깊은 사회 통념과는 반대로 삶에 대한 통제는 행복과 직결된다."

 

하지만 이것만은 분명하게 짚고 넘어가자. 행복은 다른 사람을 통제하는 것에서 오는 게 아니라, 우리 삶의 한 순간 한 순간을 통제하는 것에서 비롯된다. 더 정확하게 표현하면 (여기서 우리는 만사의 근원에 접근하게 되는데) 우리가 개선하고 유지해야 할 우리의 시스템을 통제하는 것에서 비롯된다.

 

원하는 것을 얻고, 세상에 기여하는 비결은 세상일에 대해 불평하거나 약물을 복용하는 것이 아니다. 더 많은 것을 소유하거나 유명해지는 것도 아니다. 비결은 다른 관점(사물을 보고, 생각하고, 처리하는 방식)을 취하는 것이다. 세상을 냉정하게 바라보고, 감히 건드리지 못했던 현상에 대해 용기 있게 의문을 제기하는 것이다. 다름 아닌 우리 삶에 관련된 것이기 때문이다. 따라서 원하는 것을 얻고, 세상에 기여하는 비결은 우리가 직접 영향을 미칠 수 있는 영역 내에서 일어나는 일을 처리하는 것이다.

 

p.52

'풀밭에서 춤추기'와 같은 삶을 동경하는 것은 존재하지 않는 행복을 좇는 환상이었다. 오히려 질서를 찾고 사소한 것에 주의를 기울여야 평화를 손에 넣을 수 있다. 증거를 대라고? 거꾸로 생각해 보면 된다. 어떤 상황에서든 평화의 반대(무질서)는 언제나 절망을 낳는다. 천재지변, 폭동, 교통사고, 가족 갈등 등 통제할 수 없는 상황에서는 늘 그렇다. 결과가 좋은 적이 없다.

 

우리는 이상적인 한 순간을 담은 사진에 집착한 나머지 세상의 구조를 있는 그대로 바라보려고 하지 않았다. 인생은 한 순간을 담은 사진이 아니라, 실시간으로 재생되는 동영상인데도 말이다. 동영상은 우리가 참여하건 참여하지 않건 계속 재생된다.

 

p.91~92

결과물이 마음에 들건 들지 않건 시스템 자체는 만들어진 그대로 정확하게 작동한다. 알 수 없는 음모에 휘말린 것도 아니고, 혼란의 소용돌이에 휩쓸린 것도 아니다. 당신이 마음대로 할 수 있는 것이라면(당신에게 영향을 미치는 것이라면 대개는 마음대로 할 수 있는 것이다.) 상황을 개선할 수 있다. 그렇다면 통제를 벗어나서 개선할 수 없는 시스템들은 어떻게 해야 할까? 마음을 편하게 먹자. 고칠 수 없는 것에 대해서는 걱정할 필요가 없다. 할 수 있는 만큼 했으면 그만 털고 일어나 결과를 받아들이면 된다. 적어도 결과에 대해 고민하느라 시간과 에너지를 낭비할 필요는 없다. 민주주의 국가에 살고 있다면, 투표를 하고 나서 불평은 하지 말자. 직장 동료와 갈등이 생겼다면, 그 사람과 이야기를 해보고 결과에는 집착하지 말자. TV 프로그램이 마음에 안 들면 채널을 돌리거나 TV를 꺼라. 에너지를 아껴 두었다가 당신이 가진 영향력의 원 안에서 실제적이고 긍정적인 결과를 낼 수 있는 곳에 쓰자.

 

p.98~99

반복되는 문제를 해결하는 비결은 비효율적인 시스템을 떼어내서 구성 요소를 하나씩 하나씩 고치는 것이다. 여러 가지 문제들 중에서 수면 부족을 예로 들어보겠다. 앞에서도 언급한 바와 같이 나는 만성적인 수면 부족에 시달린 적이 있다. 

 

인간에게 있어 수면은 다른 여러 가지 생물학적 작용, 사회적 작용, 또 인간관계의 작용과 얽혀 있다. 하지만 그렇게 넓게만 보아서는 해결책을 찾기 어렵다 그렇다면 나는 이 문제를 해결하기 위해 시스템 방법론의 맥락에서 어떤 조치를 취했을까? 나는 잠이 여러 가지 하부 시스템으로 구성된 독자적인 주 시스템이라고 생각했다.

 

그래서 수면 장애 전문 병원을 찾아갔다. 의사는 무엇보다도 스트레스를 줄이라고 조언해 주었다. 그래서 보다 현실적인 운동으로 '명상'이라는 하부 시스템을 사용하기로 했다. 또한 카페인과 알코올, 당 섭취를 크게 줄였다. 그 외에도 고쳐야 할 시스템이 많았다. 침실 위치 바꾸기, 침대 머리맡에 있던 시계 없애기, 침대에서 독서하지 않기, 매일 밤 같은 시간에 불끄기 등이었다. 잠자리에 들 때도 매일 똑같이 반복되는 시스템을 만들어야 했따. 이게 끝이 아니다. 테스트 결과 나는 내 수면 시간이 평균 이하(최소한의 수면 시간은 6시간)라는 것을 알게 되었다. 그래서 8~9시간을 자려고 애썼고, 잠이 오지 않을 때는 침대에 누워 있지 않기로 했다. 잠이 올 때까지 누워 있는 것 자체가 스트레스였기 때문이다. 잠이 오지 않을 때는 일어나서 책을 읽거나 일을 하거나 그도 아니면 운동을 했다.

 

또한 주치의의 도움으로 내 몸의 혈중 화학 물질 농도가 불균형이라는 사실을 알게 되었다. 화학적 불균형이 내 수면 패턴에 영향을 미치고 있었던 것이다. 이 정도의 하부 시스템 불균형은 약물 치료를 통해 쉽게 해결할 수 있었다. 그리고 근무 시간을 줄여야 했는데, 그러자면 내가 회사에 없더라도 회사가 굴러가도록 만들어야 했다. 물론 그 변화는 시스템 작동 방법론에 따라 이미 진행되고 있었다.

 

나는 몇 달 만에 건강한 수면 패턴을 되찾았고, 하루 수면 시간이 2배로 늘어났다. 지금은 수면 시간이 부족하다는 생각이 들면 '수면 시스템 개선' 작업을 시작할 때 확인했던 12가지 지침 중에서 지키지 못한 것이 없는지부터 확인한다.

 

나는 주가 되는 수면 시스템을 구별해 낸 다음, 그것을 조정할 수 있는 하부 시스템으로 쪼갬으로써 문제를 공략했다. 또한 밖에서, 약간 위에서 바라봄으로써 한 번에 한 조각씩 수면 과정을 조정하면서 효율성을 극대화할 수있었다. 심리적인 문제가 아니라 기계적인 문제였던 것이다.

 

당신에게는 지금 해결해야 할 큰 문제가 있는가? 그 문제를 작은 부분으로 쪼갤 수 있는가? 그 부분들을 한 번에 하나씩 고칠 수 있는가?

 

p.111

"사람은 모름지기 새로운 경험을 해야 돼. 그래야만 깊은 곳에서 무언가가 뒤흔들리면서 성장할 수 있게 돼. 변화가 없으면 그 무언가가 잠들어 깨어나질 않지. 잠자는 그 무언가를 깨워야 해!"

 

- 레토 아트레이즈 공작(위르겐 프로흐노프) [듄] (1984년, 데이비드 린치 감독의 SF 영화)

 

p.117-118

"중요한 것은 시스템에 의한 무작위의 결과가 아니라 문제가 생기기 전에 시스템을 미리 관리하는 것이다."

 

시스템을 관찰하고 완벽하게 다듬기 위해 시간을 투자한다면, 뛰어난 결과를 이끌어낼 수 있을 것이다. 이와 반대로 삶의 복잡성을 한꺼번에 처리하려고 하는 '전체론적' 해결책을 생각해 보자. 예를 들어, 기존의 제품을 또 다른 시장에 내놓는다거나 회사의 관리자를 갈아치우는 것, 더 큰 집으로 이사하는 것, 다른 상사 밑으로 이동하는 것, 새로운 배우자를 만나는 것 등은 모든 문제를 단번에 해결하려고 선택하는 방법이다. 물론 이런 방법이 먹히는 경우도 아예 없지는 않을 것이다. 하지만 내가 여기서 강조하는 끊임없이 노력하는 자세와는 정반대의 방법론이다.

 

보이지 않는 신의 힘을 빌려 한 번에 모든 문제를 해결할 수 있는 해결책을 찾아서는 안 된다. 또한 삶은 엉킨 실타래 같아서 도저히 풀 수 없다는 생각도 버리자. 그 대신 복잡한 것을 걷어낸 다음, 그 밑에 깔린 비효율적인 구조를 하나씩 고치는 작업을 시작하라. 약물, 과식, 일, 돈, 난해한 심리학적 용어, 종교적 또는 정치적 신조에 대한 광신도적 집착, 회피, 또는 외부적 요인에 집착하여 삶의 평온과 통제력을 찾으려고 하지 마라. 이런 것들은 복잡한 삶을 한 방에 정리해줄 수 있다는 달콤한 거짓 약속을 한다. 이와 반대로 시스템 작동 방법론은 단위 구성 요소를 한 번에 하나씩 살펴보고 개선한다. 만병통치약에 눈이 멀어 내부의 만성적 비효율을 덮어 둘 것이 아니라, 작고 기계적인 시스템을 개선해 나가야 한다.

 

복잡성은 일단 제쳐두고 당장 눈앞에 있는 시스템을 관리할 방법을 찾자. 먼저 방향을 설정하고 나서 전략을 수립해야 한다. 이 작업은 전략 목표와 종합 운영 원칙을 문서로 작성하는 것에서부터 시작해야 한다.

 

p.139-140

절차를 기록으로 남기는 것이 당신의 생각이나 말하는 것만큼이나 중요하다는 점을 기억하라. 여기에서는 시스템을 작동시키기 위한 문서에 대해 설명하고, 센트라텔에서 사용하는 문서를 예로 제시할 것이다. 그대로 써도 좋고, 필요에 따라 수정해서 써도 상관없다.

 

시스템을 작동시키기 위해서는 '전략 목표 설정서', '종합 운영 원칙', '작업 절차'라는 문서가 필요한데, 이 세 가지 문서는 다음과 같이 표현할 수 있다.

 

가장 먼저 '전략 목표 설정서'는 더 나은 미래를 선언한 것이기 때문에, 일종의 '독립 선언문'이라고 할 수 있다. 다음으로, '종합 운영 원칙'은 미래의 의사결정에 지침이 되므로 '헌법'같은 존재라고 할 수 있다. 다음으로, 시스템 개선을 위한 '작업 절차'는 게임의 규칙을 모아 놓은 '법전'과 같은 역할을 한다.

 

멋진 비유가 아닌가? 통치 이념을 문서로 기록해 두지 않는 정부를 상상할 수 없는 것처럼, 비즈니스에서든 직장에서든 개인의 삶에서든 문서화된 도구는 반드시 필요하다.

 

당신은 먼저 전략 목표를 작성한 다음에 운영 원칙을 작성하게 될 것이다. 이 두 가지 문서는 당신의 진로를 결정짓는 동시에 당신이 똑바로 항해할 수 있게 해준다. 이 작업에는 오랜 시간이 걸리지 않을 것이다. 이 작업이 끝나면 시스템 개선을 위한 작업 절차를 작성하는 일에 대부분의 시간을 쏟아 붓게 될 것이다. 다시 한 번 말하지만 '작업 절차'는 시스템 개선 내용을 문서화한 것이다.

 

p.142-144

완벽한 준비를 하는데 가장 큰 장애가 되는 것은 준비 작업에 시간을 투자하려 들지 않는다는 점이다. 일단 삶의 모든 것이 시스템으로 이루어져 있다는 깨달음을 얻었다고 하더라도, 처음에는 인내심과 자제력을 발휘해야 한다. 성공과 여유가 찾아오기 시작할 때까지 꾹 참고 시스템 작업 절차에 필요한 문서를 만들어야 한다. 그래야만 시스템 작동을 위한 준비가 가치 있는 일이라는 것을 뼛속부터 실감할 수 있기 때문이다. 결과가 눈에 보이기 시작하면 (오래 걸리지도 않을 것이다.) 시스템 문서 작성 작업과 사랑에 빠질 것이다. 개인 생활에서도 안정과 여유를 찾고 싶다면, 시스템화를 위한 문서 작업을 시작하라. 시스템 작동을 위해서 당신이 작성해야 할 문서를 소개하면 다음과 같다.

 

1. 전략 목표

한 페이지짜리 '전략 목표 설정서'는 회사 생활과 개인 생활의 전반적인 방향을 제시한다. 이 문서는 반드시 직접 작성해야 하고, 6~8시간 정도면 완성할 수 있을 것이다. (주의: 이것은 직원들에게 시킬 수 있는 일이 아니다. 리더인 당신이 직접 해야 한다.) 문서 작성이 끝나면 상사나 동료, 직원들에게 보여주고 의견을 주고받을 수 있다. 시간이 지나면서 필요에 따라 수정할 수 있지만, 몇 년이 지나도 크게 바뀌지는 않을 것이다. 개인 생활에 대해서도 작성해보자..

 

2. 종합 운영 원칙

전략 목표 설정서를 완성한 다음에는 '종합 운영 원칙'을 작성해야 한다. 이 문서는 2~3페이지로 압축된 '의사 결정 지침'으로, 대략 10~20시간 정도가 소요된다. 다만 하루 이틀 만에 다 작성하는 것이 아니라 한두 달에 걸쳐 작성해야 하는데, 이는 시스템 분석 과정이 필요하기 때문이다. 그리고 다른 사람의 의견을 들을 수는 있지만, 당신이 직접 작성해야 한다. 일상의 경험으로부터 원칙들을 뽑아낸 다음 시스템적 관점에서 정리하라. 이 원칙들은 당신의 신념에 근거하며, 예상치 못했던 원칙이 새로 나타날 것이다. 그러니 급하게 작성하지 말고, 인내심을 가지고 깊이 고민해서 작성해야 한다. 신중하게 작성하면 이 문서 역시 몇 년이 지나도 크게 바뀌지 않을 것이다. 회사인 경우에는 자세하게 작성해야 하고, 개인 생활의 경우에는 좀 더 가벼운 마음으로 작성해도 된다.

 

3. 작업 절차

급한 불을 끄는 게 아니라 애초에 불이 나지 않는 환경을 만드는 작업이다. 앞으로는 작업 절차 문서에 기초해서 일하게 될 것이다. 이 문서는 회사 내의 모든 시스템들이 어떻게 운영될 것인지를 정하는 규칙을 모은 것이다. (개인 생활의 경우에는 작업 절차 문서가 필요하지 않지만, 개념 자체는 언제 어디서든 필요할 것이다.) 당신을 비롯한 핵심 인물(직원, 동료, 상사)들이 짧고 간결하게 작성하면 된다. 절차 중 95%는 '1, 2, 3 ... 단계' 형식을 따르고, 나머지 5%는 자유로운 '서술' 형식을 따른다.

 

시스템을 개선할 때마다 작업 절차 문서로 기록해 두어야 한다. 종합 운영 원칙 문서와 마찬가지로 전략 목표를 완성하자마자 작업 절차를 작성하기 시작한다. 수행하는 사업과 회사 내의 복잡성에 따라 가장 중요하거나 문제가 많은 시스템부터 시작해서 수십 수백 개의 하위 시스템으로 내려가면서 작업하게 될 것이다. 하지만 이 단계에서는 문서 작성에 전적으로 매달리지 않아도 된다. 대신 회사에서 가장 뛰어난 직원들에게 이 작업을 맡기는 것이 좋다. 작업 절차 문서는 일상적인 업무의 근간을 이루지만 환경에 따라 변화하므로, 시스템 작동 방법론에서 비교적 유동적인 부분이다.

 

p.152-153

타로 카드가 행복한 미래를 점쳐 주기를 기대하거나 복권에 당첨되어 수억 원이 뚝 떨어지기를 기다리는 것보다는 냉엄한 현실에 냉정하게 대처하는 편이 원하는 것을 얻을 확률이 훨씬 더 높다. 복잡하게 생각하지 말고 기게처럼 움직이자. 스스로가 삶의 고삐를 틀어쥐고도 운명이나 마법, 터무니없는 행운, 아니면 다른 사람의 자비심에 기대어 원하는 것을 얻으려고 하는 자신을 바라본다면 기분이 어떻겠는가? 어떤 상황에서든 스스로 냉엄한 현실을 바라보는 데 도움이 되는 '시스템적 질문'이 몇 가지 있다. '내 의도와 관계없이 지금 무슨 일이 일어나고 있는가?' 어딜 가든 이 질문을 품고 다녀라. 그리고 어떤 행동을 해야 하는지 분명한데도 계속 망설여진다면, 이런 질문을 던져라. '지금 이 순간, 행동하지 않으려는 마음이 행동하지 않아야 할 충분한 이유가 되는가?'