회의를 잘 하는 방법

회의는 커뮤니케이션, 커뮤니케이션은 정말 어렵고도 중요하죠

제가 생각하는 회의를 잘 하는 방법을 적어봅니다.

정답은 없지만, 그나마 제가 생각할 때 더 구체적이고 더 효율적으로 회의를 할 수 있도록 만드는 방법입니다.

다른분들의 원칙과 사례도 듣고 싶습니다.

1. '회의할게요'라고만 말하지 않는다.
이게 정말 중요하다고 생각합다. 
회의를 하기전에 사전 준비가 필요합니다.

주입식 교육처럼 양식을 만들어 보자면,
언제 : ~시 ~분부터 ~시 ~분까지
목표 : ~에 대한 ~를 도출
참가인원 : 누구누구
장소 : 어디
사전에 미리 해야할 행동사항 : 
ⓐ 철수는 무엇을 읽고
ⓑ 영미는 무슨 자료를 준비해두고
ⓒ 팀 전체는 목표에 대해서 3가지 아이디어를 준비해온다.

 

이 양식을 팀원에게 미리 공지한 뒤 회의 시간까지 준비할 수 있도록 해야 합니다.

그래야 정확히 주제를 인식하고 그 주제에만 집중할 수 있다고 생각합니다.

 

회의를 주재하는 사람은 회의 시작시 이 내용을 다시한 번 언급하여 상기시켜야 합니다.

이건 최대한 회의를 효율적으로 진행하겠다는 의지 표명이기도 합니다.

실제로 이렇게 했을 때 회의 시간이 반 정도 줄어드는 사례도 경험했습니다.

2. 회의 내용은 되도록 실시간으로 공유하며 수정한다.

다른 화면을 같이 보면서 공유해야한다면 어쩔 수 없지만, 

그래도 될 수 있으면 회의 내용은 다 같이 보면서 실시간으로 작성하고,

틀린 내용이나 수정해야 할 내용 혹은 추가해야 할 내용이 있다면

구성원들이 언제든 피드백 해줄 수 있도록 해야합니다.

 

왜냐하면 사람들의 사고는 각자의 방식으로 정보를 받아들이고 이해하기 때문에 어떤 의미로 이해하는지가

다를 수 있기 때문입니다. 

 

이건 누구의 잘못이 아니라 인간이라면 누구나 그렇습니다.

 

그렇기 때문에 모호함을 완전히 없앨수는 없지만, 최대한 없앨 수 있는 부분까지는 없애려고 

노력해봐야합니다. 커뮤니케이션은 명확하고 정확해야 하기 때문입니다.

 

3. 감정적으로 접근하지 않는다. 구체적으로 피드백 한다.

회의에 감정이 실리는 만큼 그 회의는 망한다고 생각합니다.

특히나 이 점은 감정을 가진 인간이라면 누구나 실수하기 쉬운 점인데,

회의는 문제를 해결하기 위해 모인 자리이지,

훈계하거나 비난하기 위해 모인 자리가 아닙니다.

(비싼 시간을 들여서 모인 자리잖아요?^^)

 

물론 사회 생활 거의 안해본 주니어라 순진한 생각이라고 할 수 있지만, 제 생각은 그렇습니다.

 

만약 부족한 점이 있다면 그 점을 해결하기 위해 필요한 점을 구체적으로 피드백하고,

어떻게 하면 개선할 수 있는지 가르쳐줘야한다고 생각합니다.

'팀'이기 때문이고, '팀'이 공통으로 해결해야할 '문제'가 있기 때문에 '회의'를 한다는 대명제에 공감한다면 말이죠.

피드백을 받는 사람은 open-minded로 피드백 받고 둘의 커뮤니케이션에서 모호한 부분이 없도록 해야 합니다.

중요한건 problem solving입니다.

 

4. 회의 이후 해야 할 사항을 구체적으로 작성한다.

회의 이후 '나중에 뵐게요'라고 회의를 마치는 경우가 많은데, 거기서 더 나아가서 To do list를 작성해야 합니다.

예를 들어

철수는 ~월 ~일까지 보고서을 워드 양식으로 2장 작성해서 컨펌

영미는 철수를 서포트해서 자료조사 및 문장 수정

그리고 ~월 ~일 전체 15분간 회의 후 확정.

이렇게 구체적으로 어떤 Action을 취해야 하는지 정확히 적어주지 않으면 

행동의 효과가 나타나기 힘들고 모호한 커뮤니케이션이 이루어져 성과가 나질 않습니다.

 

구체적으로 적어줄 때 명확히 성과를 측정할 수 있고, 문제를 해결할 확률이 높아진다고 생각합니다.

 

5. 비난보다는 격려가 중요하다.

심리학 이론에 따르면, 어떤 일을 빠르게 하기 위한 회의에서는 비판적이고 약간 조이는 느낌의 회의가 좋고

창의적인 일을 하기 위한 회의에서는 비판보다는 격려, 약간 느슨한 느낌의 회의가 좋다고 합니다.

(어떤 문서였는지는 까먹었습니다. 그리고 사실관계도 틀릴 수 있습니다.)

 

제가 뭔가 압박하고, 조이는 느낌을 싫어해서 그런지 비난보다는 격려가 중요하다고 생각합니다.

그리고 최대한 긍정의 언어를 사용하는 게 효율과 효과 둘다 잡을 수 있는 거라고 생각합니다.

 

비난은 빠르지만, 결국 상대에게 방어막을 만들기 때문이죠.

방어막이 쳐진 곳에서의 회의가 과연 높은 성과를 만들어낼까요? 

조직이론을 연구하진 않지만, 그렇지 않을거라고 생각합니다.

 

6. 결국 구체와의 싸움이다.

결국 하고 싶은 말은 한가지였습니다.

문제 해결에서 제일 중요한 건 구체와의 싸움에서 이기냐 못이기냐입니다.

이걸 위해서 domain knowledge와 technology knowledge를 쌓는거지, 

 

반대가 아닙니다.

 

리더이든 팀원이든 혹은 회의 주재 담당자이든 누구든, 최대한 구체적으로 들어가도록 하기위해 분투해야 합니다. 

이 과정이 쉽지 않습니다. 

 

이건 깊이 알아야 한다는 의미이기 때문입니다. 그리고 끊임없이 고민해야 한다는 의미이기 때문입니다.

이것때문에 스트레스 받을 수는 있어도, 이 과정에서 문제를 제대로 정의하고 해결하면 분명 사기가 오를거라고 생각합니다.

 

7. 정답은 없다. 적합한 원칙이 있을 뿐이다.

삶에 정답이 없듯, 회의에도 업무에도 완벽한 정답은 없다고 생각합니다.

그렇지만, 나름대로 원칙을 정하고 그걸 실험해보는 과정속에서

더 '적합한' 원칙을 발견할 수 있다고 생각합니다.

 

레이달리오는 Principles에서 이런 말을 했습니다.

Understand what an acceptable rate of improvement is, and that it is the level and not the rate of change that matters most. I often hear people say, "It's getting better," as though that is good enough when "it" is both below that bar and improving at an inadequate rate. That isn't good enough. For example, if someone who has been getting 30s and 40s on tests raised his grade to the 50s, you could say he's improving but the level is still woefully inadequate. Everything important you manage has to be on a trajectory to be "above the bar" and headed for "excellent" at an acceptable pace. 

 

계속해서 원칙을 개선해보고 개선하다보면 조금 더 좋은 원칙을 발견할 수 있다는 걸로 이해했습니다.

1년 후, 5년 후, 10년 후 제가 가진 원칙이 조금 더 적합한 원칙으로 발전했으면 좋겠습니다.

그만큼 노력해야겠죠.

 

아자아자 빠이팅.