그들이 어떻게 해내는지 나는 안다

p.20

사람들이 생산성을 향상시키고자 할 때 저지르는 가장 큰 실수 중 하나는 밀려드는 업무를 계속 습관적으로 처리한다는 점이다. 그런데 실상 일을 습관적으로 하면 한발 물러나 중요한 업무를 가려내고 보다 창의적으로 생각하기란 근본적으로 불가능하다.

p.22

생산성은 '얼마나 많은 일을 해치우는가'의 문제와는 전혀 무관하며, 전적으로 '얼마나 많이 성취하는가'의 문제다.

p.34

1년간의 실험을 통해 생산성에 대해 많은 것들을 배웠지만, 가장 큰 수확은 보다 생산적이고자 하는 이유에 대한 깊은 고찰이 얼마나 중요한가를 깨닫게 된 점이다. 만약 내가 이 책을 쓰는 것이 아니라 읽고 있다면 이 마지막 문장은 대충 넘어갈 것이므로 되풀이할 필요가 있다. "이번 실험으로 배운 가장 큰 교훈은 생산성 목표와 더욱 생산적이기를 원하는 이유에 대해 깊이 고민해보는 것이 얼마나 중요한가 하는 점이다."

p.38~40

이 책의 기법들을 실행한 결과 당신이 매일 여가 시간을 두 시간 늘린다면 이를 어떻게 활용하고 싶은가? 새롭게 해보고자 하는 것들은 무엇인가? 어디에 더 많은 시간을 사용할 것인가? 상상해보라.

이 책을 집어 들었을 때 당신이 마음속으로 이루고자 했던 생산성 목표 혹은 새로운 취미, 규칙적인 습관이나 의례적인 일은 무엇인가?

당신의 생산성 목표와 연계된 뿌리 깊은 가치는 무엇인가? 당신은 왜 더욱 생산적이고 싶어 하는가? 만약 당신이 깊이 관심을 갖는 다수의 가치들(예를 들어 의미나 커뮤니티, 관계, 자유, 학습 등)을 제시해낸다면 당신은 개인적으로 보다 심층적인 차원의 목표를 마음에 두고 있으며, 염두에 두는 변화가 시도해 볼 만한 가치를 지녔을 여지가 높다. 반면 질문에 억지로 답을 찾아내려 한다면 특정 변화나 목표가 당신의 가치와 맥을 같이하지 않고 당신에게 중요하지 않을 가능성이 크다.

어떤 변화가 당신에게 의미 있는가를 판단하기 위한 또 하나의 지름길은 당신이 임종을 맞는 순간으로 시간을 돌리는 것이다. 그리고 스스로에게 질문해보라. 이것을 많이 혹은 적게 해서 후회하는가?

p.44

생산성을 측정하는 최선의 방법은 하루 일과를 마친 뒤 스스로에게 지극히 단순한 질문을 던지는 것이다. 계획했던 일을 해치웠는가? 만약 의도했던 일을 이뤄냈다면 스스로 설정한 생산성 목표에 대해 현실적이고 진지하다는 의미이며, 내가 보기에는 생산적인 사람이다. 하루를 시작하면서 1000단어 분량의 글을 작성하기로 계획하고 이를 해냈다면 당신은 생산적인 것이다. 회사에서 보고서 작성을 마무리하고 취업 면접을 마친 뒤 가족과 소중한 시간을 보내기로 계획하고 그대로 했다면, 당신은 완벽하게 생산적이다. 하루 동안 휴식을 취하기로 마음먹고 최근 1년 중 최고의 휴식 시간을 보냈다면 당신은 완벽하게 생산적인 사람이다.

p.52~53

1. 직장에서 맡은 모든 업무의 목록을 작성하라. 이 부분에 가장 많은 시간이 소모되지만 담당 업무를 한 장의 종이에 (아니면 자신이 가장 선호하는 디지털 기기에) 모두 열거해두면 말할 수 없이 기분이 좋아진다. 당신이 주간 혹은 월간 단위로 잠시 시간을 갖고 업무에서 한발 물러나 직장에서 자신이 맡고 있는 모든 일에 대해 고민해본 일이 없을 가능성이 크다. 

2. 맡은 업무를 모두 기록한 목록을 작성하고 나면 자신에게 질문해보라. 그 목록 가운데 매일, 하루 종일 한 가지 일만 할 수 있다면 어느 업무를 처리하겠는가? 물론 동일한 시간으로 성취도를 가장 높일 수 있는 일이어야 한다. 달리 말하면 목록 가운데 어떤 업무가 당신의 상사에게 혹은 (나처럼 자영업자라면) 자신에게 가장 가치 있는 것인가?

3. 마지막으로 자신에게 물어보라. 목록 가운데 하루 종일 두 가지 일을 더 할 수 있다면 동일한 시간 안에 성취도를 가장 높일 수 있도록 하는 두 번째, 세 번째 업무는 무엇인가?

p.56

원칙은 정말 단순하다.

1. 매일 하루를 시작할 때 그날이 저무는 시점으로 머릿속의 시간을 빠르게 돌려 자신에게 질문한다. 하루가 다 지나갈 때 성취하고 싶은 세 가지 일이 무엇인가. 그러고는 결정한 내용을 적어둔다.

2. 주간 단위로도 매주 초에 같은 원칙을 적용한다.

p.62~64

내일 하루 일과를 시작하기 전에 혹은 이메일을 열어보기 전에 펜과 종이를 앞에 두고 앉아서 하루를 마무리하는 시점으로 시간을 빨리감기를 해보고 그때까지 해내고 싶은 세 가지 주요 업무를 적어보라. 이메일을 확인하고 싶은 충동을 뿌리치기 힘들겠지만 욕구에 저항하는 것은 상당히 가치 있는 일이다. 중요한 업무가 무엇인가를 고민하는 사이 한발 물러나 머릿속을 명료하게 할 수 있기 때문이다.

성취하고 싶은 일이 무엇인지 생각하기가 쉽지 않다면 '승리와 성취, 하이라이트'라는 측면에서 생각해보라고 마이어는 권한다. 프로제그의 이정표를 세우거나, 밀린 일들을 해치우거나, 고객을 내 편으로 이끌어들이는 것처럼 말이다.

달력을 보면서 앞으로 예정된 회의와 전념할 과제들을 확인하는 것도 효과적이다. 업무를 처리할 시간과 주의력과 에너지를 조절할 수 있기 때문이다. 생산성을 향상시키는 것은 제약조건들을 파악하고 시간과 주의력과 에너지가 일을 적절하게 처리해내는 데 얼마나 많은 도움이 되는가를 관찰해가는 과정이다.

3의 원칙을 더 깊이 있게 이해하고 싶다면 다음의 조언을 참고하라

하루 중 각각의 업무를 언제, 어디서 그리고 어떻게 이행할 것인가를 생각해보라. 연구 결과에 의하면 이를 통해 목표 달성을 보다 쉽게 더욱 자동적으로 이뤄낼 수 있다. 특히 유쾌하지 않은 업무를 처리할 때 효과적이다.

이행하고자 하는 세 가지 주요 업무를 결정하는 한편 하루 동안 처리하고 싶은 그 밖의 사소한 업무들을 골라보자. 앞서 세 가지 업무는 그날의 으뜸가는 업무이지만 그 외에 중요성이 다소 떨어지는 다른 과제들이 늘 있게 마련이다. 다만 제약조건들을 늘 염두에 두도록 하자.

우선 하루 일과부터 시작하라. 3의 원칙이 일간 기준으로 얼마나 효과적인가를 알면 주간 단위로도이 원칙을 시도하게 될 것이다. 믿어도 좋다.

계획을 짤 때 가장 영향력 있는 업무들을 늘 유념하라. 개인 생활에 3의 원칙을 적용해보기로 했다면, 이는 특히 개인적 목표가 많은 사람에게 상당히 가치 있는 시도인데, 이 세 가지 목표가 자신의 가치들과 어떻게 연결되는가를 점검하라.

업무 시간 중 두 차례의 시계 알람을 설정하라. 그리고 알람이 울릴 때 자신에게 질문하라. 오늘의 업무 목표가 무엇인가를 기억하고 있는가. 주간 단위의 세 가지 목표도 기억하는가. 그렇다면 계획들을 성취해나가고 있는가.

하루 혹은 한 주를 마칠 때 세 가지 성취가 얼마나 현실적이었는가를 점검해보라. 목표가 너무 소소해 계획했던 것보다 훨씬 많은 일들을 해내지는 않았는가. 혹은 목표치가 너무 높아 압박감을 느끼지는 않았는가. 각각의 업무를 처리해내기 위해 필요한 시간과 주의력과 에너지를 정확하게 파악했는가. 목표가 얼마나 현실적이었는가를 점검해보면 앞으로 더욱 현실적인 목표를 설정할 수 있다.

p.74~77

에너지

자신의 자연적 리듬을 관찰하고 싶다면 얼마나 많은 에너지를 가졌는가를 기록하기에 앞서 반드시 다음의 것들을 해야 한다.

카페인과 알코올, 설탕을 끊고 그 밖에 다른 자극제들의 섭취를 가능한 한 차단해야 한다. 적응 기간이 며칠 걸린다면 해당 기간 동안은 통계 데이터 기록을 중단하는 것이 좋다. 결과를 왜곡할 수 있기 때문이다. 

ㅁ

하루 동안 소량의 식사를 자주 해야 한다.

가능하다면 알람을 사용하지 않고 자연적으로 아침에 눈뜨고 밤에 취침해야 한다.

이 책에서 제시하는 도전 과제 중 카페인과 알코올을 끊는 부분이 가장 어려운 일에 해당할 것이다. 하지만 자연적인 상태로 언제 에너지가 가장 충만한가를 정확히 파악하려면 이는 필수적이다. 나는 알코올을 마시는 것은 내일의 에너지를 차입해오는 행위라고 생각한다. 또 카페인 수위가 고조된 후에는 예외 없이 졸음이 밀려들기 때문에 카페인 섭취는 하루 중 나중에 쓸 에너지를 빌려오는 셈이다. 자연적으로 가장 생산적인 시간이 언제인지 일관된 측정치를 확보하려면 두 가지 모두 철저하게 배제해야 한다. 설탕 역시 때로 일시적인 에너지 촉진 작용을 하지만 에너지와 생산성의 관점에서 볼 때 장기적으로 도움이 되는 것은 아니다.

개인적으로 나는 에너지 수위를 추적하기 위해 일주일 전부터 세 가지 모두 끊어버릴 것을 권한다. 당신의 생물학적 황ㅇ금 시간대는 시간이 흐르는 사이 크게 달라지지 않는다. 따라서 자연적으로 언제 에너지가 가장 충만한가를 알면 몇 년 동안 이점이 될 것이다.

시간과 마찬가지로 에너지 수위를 추적하기 위해 필요한 것은 한 주 동안의 날짜와 하루 중 시간대가 기록된 종이 한 장이 전부다. 시간을 절약하기 위해 나는 일주일 동안 시간과 에너지 수위를 관찰하는 데 필요한 모든 것들을 포함한 그래프를 만들었다. 이 책을 위해 만든 웹사이트productivityprojectbook.com에 접속해 그래프를 다운받으면 된다.

시간

매 시간 정각에 자신의 에너지가 얼마나 높은가를 1에서 10까지의 범위 내에서 기록하는 한편 다음을 주목하라.

무엇을 하고 있는가?

해당 시간 동안 몇 분이나 꾸물댔는가?

다음 몇 가지 정보가 이번 도전 과제를 수행하는 데 도움이 될 것이다.

컴퓨터로 장시간 일하는 경우라면 시간을 어떻게 소비하는가를 펜과 종이로 기록하는 것 외에 효과적인 앱을 이용해 추적하는 방법도 있다. 업무용 컴퓨터에 프로그램을 설치할 수 있다면 레스큐타임Rescuetime.com(무료)과 토글toggl.com(무료)을 강력 추천한다. 이 중 레스큐타임은 드러나지 않게 자동적으로 시간을 추적하고 토글은 수작업으로 시간을 기록한다.

일을 뭉개는 자신의 모습을 발견하게 되더라도 크게 걱정할 것 없다. 이는 정상적인 현상이다. 내가 인터뷰했던 이 분야 전문가들에 의하면 모든 사람이 때로 일을 미룬다. 세상에서 가장 유명한 전문가들도 예외는 아니다. 얼마나 오래 미루는가를 기록할 때 자신에게 지나치게 엄격해지지 않도록 하라. 정직하게 기록하는 걸 겁내지 마라.

일주일 혹은 그 이상 시간과 에너지를 추적하는 일에 흥미가 없다면 며칠 동안만이라도

기록해보도록 하자. 일정한 패턴을 발견하기 시작하면 두 가지의 추적을 더 하고 싶은 의욕이 생길 것이다. 개인적으로 나는 시간 추적을 한 주 동안 그리고 에너지 수위는 가능하다면 2~3주 동안 기록하도록 권한다.

시간과 에너지 추적은 따분한 일이지만 두 가지 작업을 통해 얻는 결실은 엄청나다. 첫 측정치와 비교하면 효과가 훨씬 떨어졌는데도 여전히 몇 개월에 한 번씩 시간과 에너지 기록을 계속할 정도다. 이 작업의 가치는 굉장하다고 믿어 의심치 않는다.

p.84~85

일을 미루게 하는 업무 특성은 무척 간단명료하다. 성격을 제쳐놓고, 업무나 프로젝트가 흥미롭지 않을수록 뒤로 미룰 여지가 높다. 상대적으로 미루게 할 여지가 높은 여섯 가지 업무 성향이 있다.

-지루하다.

-짜증난다.

-어렵다.

-체계적이지 못하거나 애매모호하다.

-개인적인 의미가 부족하다.

-업무 자체의 보상이 부족하다.(예를 들어 재미가 없거나 호감이 가지 않는다.)