끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기(2)

p.50

행동이 필요 없음

"아니오"라고 대답하는 일은 세 가지로 분류한다

 

아무 필요 없는 쓰레기다.

현재는 행동이 필요없지만, 나중에는 필요할 수도 있다(보류).

나중에 행동을 할 때 사용할 수 있는 정보다(참고)

 

즉 필요없는 입력물을 처리하려면 쓰레기통이 필요하다. 좀 더 두고 볼 자료를 위해서는 추후 확인 파일이나 달력 또는 참고용으로 쓸 만한 좋은 서류철이 필요하다.

 

실행 가능함

이것은 실행해야 할 것으로 이루어진 "예" 그룹을 말한다. 실행 가능한 업무에 대해서는

다음 두 가지를 결정해야 한다.

 

내가 약속한 프로젝트와 결과는 무엇인가?

다음 행동이 무엇인가?

프로젝트에 관한 것이면, 그 결과를 프로젝트 리스트에 기록해두어야 한다. 프로젝트 리스트는 자신이 처리해야 할 업무가 있음을 상기해주는 표지판 같은 존재가 될 것이다. 이렇게 정리한 내용은 당신이 완전히 업무를 처리하기 전까지는 당신의 관리 시스템 속에 생생하게 살아남아 있게 된다.

 

p.51

다음 행동이 무엇인가?

이것은 당신이 수집한 업무 내용과 긴밀한 연관이 있다. 이 질문에 명쾌하게 답변할 수 있으면, 당신은 조직화 단계로 넘어갈 수 있다. '다음 행동'은 업무를 완수하려면 해야 하는 가시적인 활동을 말한다.

 

p.51~52

직접 하든지 위임하든지 연기할 것

다음 행동을 정했다면 세 가지 선택 사항이 기다리고 있다.

 

직접 한다 : 실행에 2분이 안 걸린다면, 결정한 즉시 처리하는 것이 좋다.

위임 한다 : 실행에 2분 이상 걸릴 경우, 자신이 행할 수 있는지 없는지 판단한다. 직접 하는 것이 힘들다면 적임자에게 위임한다.

연기 한다 : 실행은 2분 이상 걸리는데, 당신만이 처리할 수 있는 것이라면 다시 다음 행동 리스트에 올려놓고 계속 추적한다.

 

p.53

프로젝트

이 책에서는 프로젝트를 하나의 목표이며 하나 이상의 행동이 필요한 것이라고 규정하겠다. 결국 사소한 일이라도 프로젝트 목록에 올라갈 수 있다. 한 가지 행동만으로 완결할 수 없는 일이라면, 아직 해야 할 일이 남아 있음을 일깨워주는 이정표가 있어야 한다.

 

프로젝트를 기록할 때는 규모나 우선순위에 따라 순서를 정할 필요는 없다.

한번에 뭉뚱그려 기록해도 각 프로젝트마다 다음에 해야 할 일을 빠짐없이 정해두고 정기적으로 검토할 수 있으면 된다.

 

업무에 대한 완결은 바람직한 행동을 취해 처음 목표대로 결과를 이루는 것이다. 프로젝트 리스트는 눈앞에 수집해둔 결승선이나 마찬가지라서 일을 진행시킬 때는 목표에 맞춰 행동해야 한다.

 

p.55

프로젝트 지원재료

프로젝트는 흔히 각 주제나 프로젝트 이름별로 관련 정보를 쌓아둔다.

이러한 프로젝트 리스트는 단순한 색인 역할만 수행한다. 작업에 필요한 세부사항, 계획, 지원정보는 컴퓨터, 노트북, 바인더 등에 따로 보관해야 한다.

 

지원재료와 참고 파일

주제별로 체계화하고 난 프로젝트 지원재료는 참고 파일에 보관한다.

지원재료 파일은 수시로 꺼냈다 뺏다 할 수 있는 장소에 두는 것이 편하다. 특히 하루에도 몇 번씩 참고자료들을 검토해야 하는 주요 프로젝트를 진행할 때는 더욱 그러하다. 파일 폴더나 여러 칸으로 나뉜 서류함을 손에 닿기 쉬운 곳에 잘 정리해서 두면, 계류 중인 서류 작업에 도움이 된다.

 

p.55

2분이 채 안걸리기 때문에 지금 바로 실행할 수 있는 행동이나 이미 완수한 일은 물론 다시 신경 쓰지 않아도 된다. 반면에 관리가 필요한 일은 특정 날짜나 시간에 해야 하는 행동(주로 달력에 기재한다)과 되도록 빠른 시간 내에 끝내야 하는 행동(주로 다음 행동 리스트에 넣는다), 다른 사람에게 위임해야 하는 행동(대기 목록으로 넣는다)으로 나뉜다.

 

p.56

달력

앞으로 해야 할 행동의 리마인더는 크게 두 범주로 나뉜다. 특정 날짜나 시간에 이루어야 할 일과 되도록 빠른 시간에 이루어야 할 일이다. 달력은 주로 전자를 다룬다.

달력에는 세 가지가 들어간다.

 

특정 시간이 정해진 행동

흔히 약속이라고 부르는 것을 조금 어렵게 표현한 말이다. 때로는 다음 행동이 미팅 참석뿐인 때처럼 단순할 수도 있다. 이런 때는 달력에 기재하여 관리하는 것만으로도 충분하다.

 

특정 날짜가 정해진 행동

특정한 날이기는 하되 시간을 정해두지 않고 해야 하는 일을 말한다.

 

특정 시간인지 특정 날짜인지 구분해서 기록하는 것도 때로는 쓸모가 있다.

 

특정 날짜가 정해진 정보

달력은 특정한 날짜에 이르면 알게 되기를 원하는 정보를 저장할 장소도 된다. 이때 정보의 내용은 어떤 행동을 한다고 해서 얻을 수 있는 것이 아닐 수도 있고, 또 특정한 날짜에 이르러서야 유용하게 될 정보일 수도 있다. 약속에 대한 별도의 지시 사항들, 관심을 끄느 행사 등이 포함될 수 있다.

 

p.57

달력에는 앞선 세 가지 말고는 다른 것은 쓰지 말아야 합니다.