끝도없는 일 깔끔하게 해치우기(1)

p.27~28

약속을 경영하는 데는 다음과 같은 몇 가지 기본적인 활동과 태도가 필요하다.

 

첫째, 마음속에 약속이 남아 있으면 정신은 명료할 수 없다. 아직 완결짓지 못했다고 생각하는 약속을 모두 마음속으로 꺼내고, 믿을 만한 시스템 속에 붙잡아두고, 정기적으로 살펴야 한다.

 

둘째, 자신이 맺은 약속이 정확히 무엇인지, 어떻게 해야 그곳으로 갈 수 있을지 정해야 한다.

 

셋째, 어떻게 행동할지 결정한 내용을 기록으로 남겨두고 정기적으로 검토해야 한다.

 

p.30

흔히 그렇듯 무언가 '마음속에 남아 있다는 것'은 다음과 같은 이유 때문이다.

 

의도하는 결과를 정확히 규정하지 않았기 때문이다.

결과를 미리 예측했더라도 그다음 행동 단계를 결정하지 않았기 때문이다.

자신이 믿고 따르는 시스템에 아직도 성과를 입력해두지 않았기 때문이다.

 

p.33

시간과 정보, 우선순위에 초점을 두고 행동하는 것은 자신의 제한적인 자원을 적당히 배분한다는 것 이상이 아니다. 진정한 문제는 주어진 시간에 무엇을 행할 것인가다. 즉 제대로 행동을 경영하는 것이 관건이다.

 

p.35

약속과 프로젝트는 두 가지 방식, 즉 수평적 수직적 행동경영 방식으로 관리해야 한다. 수평적 행동경영은 자신과 관련한 모든 행동에 일관성을 유지함을 말한다.

 

p.35

수직적 행동경영은 각각의 주제와 프로젝트를 상하로 이동하며 추적하는 것을 말한다.

 

p.41

업무를 처리하려면 반드시 거쳐야 하는 다섯 단계가 있다.

첫째, 관심을 끄는 사물을 수집하고(collect)

둘째, 수집한 사물의 의미와 할 일을 가공하고(process)

셋째, 결과를 조직화하고(organize)

넷째, 선택 가능한 방안 등을 검토하며(review)

마지막으로 행동에 옮긴다(do)

이 다섯 단계는 어느 시점이건, 어느 것이건 통합이 가능하기 때문에 결국 수평적 행동경영 방식과 같다. 

 

p.45

지금부터 수집 단계를 올바르게 진행하기 위한 세 가지 조건을 살펴보자.

 

머리 밖으로 끄집어 낼 것.

 

p.46

수집도구는 당신의 삶 속에 함께 있어야 한다. 항상 곁에 두고 당신이 어디 있건 바로 바로 꺼내 쓸 수 있어야 한다. 수집도구를 칫솔이나 안경처럼 없어서는 안 되는 물건으로 만들어야 한다.

 

p.46~47

수집함의 수를 최소화할 것.

수집함은 딱 필요한 만큼만 갖는 것이 좋다. 아이디어나 일거리는 언제 어디서 나타날지 모른다. 우리는 어떤 상황에서도 수집함의 기능을 이용할 수 있어야 한다. 수집함이 너무 많으면 오히려 쉽고 일관성 있게 일을 처리하기가 어렵다.

 

메모지는 공책이나 서랍 속에 수북이 처박아두지 말고, 그 안의 내용을 점검하여 적절한 수집함에 넣어두어야 한다. 또한 서류는 서류함에 보관해야 한다.

 

생활과 업무가 점차 복잡해질 수록 오히려 공책 같은 기초적인 도구가 더 유용해질 것이다. 업무에 관한 훌륭한 아이디어가 업무 도중에 떠오르는 일은 드물다. 언제 어디서 아이디어가 떠오를지 아무도 모른다 그러므로 아이디어가 떠오를 때마다 메모지를 이용하여 생각을 정리함으로써 업무 능률을 강화할 수 있다.

 

수집함을 정기적으로 비울 것

수집 단계의 마지막 성공 요소다. 수집한 업무를 적절하게 처리하지 않으면,

수집함은 저장 말고는 하는 일이 없게 된다. 수집함 비우기는 그 안에 모인 일을 완벽히 끝내야 한다는 의미는 아니다. 단지 업무를 저장 용기 밖으로 가지고 나와서 그것이 무엇이고 어떻게 해야 할지 결정하거나, 당장 행동할 수 없는 일이면 적절한 시스템에 정리해두는 것을 의미할 수도 있다. 이때 조심할 것은 저장 용기에서 꺼낸 업무를 그대로 다시 수집함에 넣어서는 안 된다는 점이다. 아무도 자신의 업무를 대신해줄 수 없고 업무를 처리하지 않고 계속 쌓아두기만 하면 수집함은 금세 쓰레기통이 되고 만다.

 

수집함을 비울 때 당신의 행동경영 시스템은 제자리를 잡고 있어야 한다.

 

p.47

수집함을 비울 때는 항목별 업무를 구분해야 한다.

 

p.48

실행할 수 있는 것인가?

대답은 "예"와 "아니오" 두 가지 종류다.

 

p.49