로지컬 라이팅

p.27

문서의 구성 단계에서 가장 먼저 파악해야 할 것은 '이 문서를 통해 어떤 커뮤니케이션을 할 것인가'이다. 그래야만 논점과 논리가 정확한 문서를 작성할 수 있으며, 오류를 줄일 수 있다. 커뮤니케이션이 이루어지려면 쓰는 사람(발신자)와 읽는 사람(수신자)가 있어야 하고, 그 다음으로 주제, 대답, 기대반응이 있게 마련이다. 이 다섯 가지는 비즈니스 글쓰기에도 필요한 요소다. 아무리 복잡하고 어려워 보이는 보고 제안 의뢰 지시 사항이라 할지라도 문서 역시 커뮤니케이션의 일종이므로 다섯 가지 요소를 잘 파악해서 적용하면 논리성을 갖출 수 있다. 따라서 비즈니스 글쓰기를 하기 전에는 먼저 이 다섯 가지 요소를 파악해야 한다.

 

p.33

예를 들어 '스크린 휴대전화의 시장점유율 향상에 대하여'라는 주제로 보고서를 작성하는 경우를 생각해보자. 이 경우 스크린 휴대 전화의 시장점유율 향상 방안이라든가 매출 인상 대책 등에 대한 구체적인 설명이 필요할 것이다. 따라서 이것에 대한 대책을 설명할 때 주제는 "현재 상황은 어떤가?", "원인은 무엇인가?", "대책은 무엇인가?"라는 세 가지 질문을 통해 도출해낼 수 있다.

 

p.34~35

여기서는 "현재 상황은 어떤가?"라는 질문을 "무슨 일이 일어났는가?"와 "고객의 요구사항은 무엇인가?" 두 가지로 나누어보았다.

 

이렇게 제시해야 할 주제를 '질문'으로 바꾸어보면 자신이 무엇을 써야 하는지를 명확하게 알 수 있다. 또 주제를 질문으로 바꾸어봄으로써 스스로 대답을 준비하게 되고 어떤 질문에 중점을 두어 대답해야 할지를 파악할 수 있다. 물론 '스크린 휴대전화의 시장점유율 향상에 대하여'와 같이 주제가 청므부터 하나로 응축되어 질문이 "스크린 휴대전화의 시장점유율 현황은 어떤가?"로 제한되는 경우도 있다. 

 

그런가 하면 좀더 폭넓은 주제인 경우 질문이 두 개 이상 나올 수도 있다. 이런 경우에 대해서는 앞으로 살펴볼 상대로부터 얻어내고자 하는 기대반응, 쓰는 사람과 읽는 사람이 누구인가를 명확히 해두면, '어떤 질문'이 특히 중요한지를 알 수 있다.

 

p.35~36

읽는 사람에게서 이끌어내려는 기대반응은 천차만별이지만, 일반적으로 다음의 세 가지로 나눌 수 있다. '이해해준다', '피드백해준다', '행동을 취한다'. 이 세 가지 중 상대방으로부터 어떤 반응을 이끌어내고 싶은지 구체적으로 정리해두자.

 

p.39

자신이 쓴 문서를 읽을 사람이 누구인지를 확인했다면, 그가 관심을 가질 만한 요소를 체크한다. 주제를 '질문'으로 바꾼 것이 읽는 사람도 원하는 '질문'이 될 것인지, 만약 질문이 여러 가지라면 읽는 사람의 관심사가 포함되어 있는지, 혹은 어떤 부분에 불만을 가질 것인지를 생각해보자. 

 

예컨대 클레임 보고서의 경우, 보고를 받는 상사의 관심사가 "대체 무슨 일이 있었는가?", "고객의 요구 사항은 무엇이었나?", "클레임의 원인은 무엇인가?", "실행해야 할 대응책은 무엇인가?" 라는 일련의 '질문' 중 어디에 있을지를 생각해보아야 한다.

 

이 경우 보고서를 작성할 때는 클레임 발생 경위와 고객의 요구사항을 정확하게 설명해야 할 것이다. 상사의 입장에서는 '고객의 왜 클레임을 제기했는가'에 대한 보고자의 문제 인식을 중요시할 가능성이 높기 때문이다. 보고자가 문제를 제대로 파악하지 못했다면 그가 제시하는 대응책 또한 적절한지 아닌지 판단하기 어렵다. 따라서 여기서는 '클레임이 들어온 원인은 무엇인가?'를 확실히 파악하는 것이 무엇보다 중요하다.

 

p.40

자사 판매 대리점을 상대로 '애프터서비스 품질 향상 프로젝트에 대한 협력 요청'의 내용을 담은 문서를 ㅈ가성한다고 해보자. 이때 다음의 세 가지 질문으로 문서의 주제를 나누어볼 수 있다.

 

1) 이 프로젝트의 기획 배경은 무엇인가?

2) 이 프로젝트의 목적과 개요는 무엇인가?

3) 이 프로젝트와 관련하여 대리점에 무엇을 요구하고 싶은가?

 

이와 같은 경우 보통은 영업부장이 대리점의 요청 사항에 대한 서류를 발신한다. 그러나 이번에는 영업 총괄 본부장이 발신자가 된다고 치자. 이때는 1번이나 2번 질문에 대하여 이번 프로젝트가 지닌 의의를 전사적인 관점에서 설명하여 대리점의 이해와 협력을 구해야 한다. 3번에 관하여는 본부장이 대략적인 전체 윤곽을 설명하고, 상세한 설명은 다시 영업부장이 추가 발신하겠다는 식으로 마무리할 수 있다. 

 

p.43

도입부는 주제와 기대반응, 즉 '무엇에 대하여, 무엇을 위해 쓰는가'가 밑바탕이 되어야 한다. 대부분의 경우 도입부를 본론보다 먼저 작성하지만, 초안을 작성한 다음 읽는 사람의 관점에서 최종적으로 내용 구성을 닷히 한 번 확인해보는 것이 바람직하다.

 

메시지의 구성은 도입부에서 시작하여 도입부에서 끝난다고 해도 지나치지 않을 만큼 중요하므로, 도입부는 최대한 신중을 기해 작성하도록 한다.

 

p.44~45

본론의 출발점은 주제를 '질문'으로 바꿔보는 것이다. 앞에서 예로 든 '스크린 휴대전화의 시장점유율 향상에 대하여'라는 막연한 보고 주제는 다음의 세 가지 질문으로 나눌 수 있다.

 

1) 현재 상황은 어떤가?

2) 과제는 무엇인가?

3) 대책은 무엇인가?

 

질문을 만들었다면 기대 반응, 읽는 사람, 쓰는 사람을 확인하여 이중 몇 개의 질문에 대답해야 할지, 어떤 질문에 주안점을 두고 대답해야 할지를 파악해야 한다.

 

예를 들어, 쓰는 사람인 당신이 읽는 사람인 상사에게 원하는 기대반응이 '우선은 현황과 과제를 이해하고, 시장점유율 향상을 위한 대책을 논의하는 것'이라면 1, 2번 질문을 중점적으로 설명하고, 3번 질문에 대해서는 기본 방침 정도만 간략하게 설명해도 상관없을 것이다. 그런데 이미 현황과 과제에 관해서 상사도 같은 생각을 갖고 있어 시장점유율 향상 방안을 승인받기를 기대한다면 문서 작성 시 3번 질문의 설명에 더 주의를 기울여야 할 것이다.

 

한편 읽는 사람의 관점을 생각해볼 때 어떤 질문에 자세하게 설명해야 하는지 확인해야 한다.

 

예를 들어 상사는 1, 2번 질문에 대해서는 이미 납득하고 있는 상태이고, 주된 관심이 3번 질문에 있다면, 1, 2번은 간단한 설명으로 그쳐도 되지만 3번에 대해서는 자세히 설명해야 한다. 좀 더 간략하게 작성하고 싶다면 1, 2번은 생략해도 좋을 것이다.

 

p.47

문서 작성에 들어가기 전에 주제, 기대반응, 쓰는 사람, 읽는 사람이라는 커뮤니케이션의 네 가지 요소를 반드시 확인하자. 그런 다음에야 문서의 전체 구성을 그려볼 수 있다. 도입부의 토대가 되는 문서의 주제와 기대반응은 무엇이며, 본론에서는 주제를 어떠한 '질문'으로 바꾸어 대답하면 될지를 생각하라. 그러고나서 대답해야 할 '질문'이 여러 개 있다면, 무엇을 중점적으로 설명해야 할 지를 정하라. 이런 단계를 거쳐야만 문서 작성의 전체적인 윤곽을 잡을수 있다.

 

p.54~55

 

 

p.60

p.65

p.71

p.73

 

p.75

 

p.77

 

p.78

 

p.82~83

글을 쓸 때는 '전달해야 할 내용이 무엇인가?'를 항상 생각해야 한다. So What? Why So?는 글을 쓰기 위해 거쳐야 할 당연한 수순으로 보이지만 막상 하려고 들면 쉽지 않다. 가장 절실한 순간에 So What? Why So? 사고법을 적용하려고 해도 여간 어려운 게 아니다. 따라서 So What? / Why So? 를 쉽게 사용하기 위해서는 먼저 '전달해야 할 것이 무엇인가?'를 떠올리는 습관을 갖는 것이 중요하다.

 

바로 적용할 수 있는 So What?/Why So? 훈련법을 소개하면 '이화와 같이', '다음과 같이'라는 말을 쓰지 않는 것이다.

 

예를 들어 영업 방침을 설명하는 프레젠테이션 자료에 행동 지침에 관한 구체적인 스케쥴 표가 있다고 하자. 거기에 "스케쥴은 이하와 같이"라는 글이 쓰여 있지는 않은가? 또 보고 메모 등에 "해당 지점의 판매 경쟁력 향상을 위한 과제는 다음과 같이"라고 쓰고서는 과제의 내용을 일고여덟 개씩 줄줄이 나열하고 있지는 않은가? 이런 방식은 요점이 '이하와', '다음과'란 단어에 묻혀 '어떤 스케쥴을 따라야 하는가?', '무엇이 과제인가?'라는 내용을 확실하게 전달하는 것을 방해한다. 따라서 '이하와', '다음과'라는 표현을 쓰지 말고 대신에 요점을 명확하게 나타내야 한다.

 

"4개월을 3분기로 나누어 첫 달에는 새로운 영업 방법의 설게, 2개월째는 지점에서 시험 시행하도록 하고, 3~4개월째는 전국적인 시행을 꾀한다." "당 지점의 판매 경쟁력 향상을 위해 풀어야 할 과제는 영업 능력이 뛰어난 인재가 있음에도 그 능력이 개인적 차원에 머물고 있어 조직 전체에 공유되지 않는다는 점이다." 이런 식으로 뜻을 더 명확히 해야만, 올바른 의미를 전달할 수 있을 것이다. 

 

평소에 '이하와 같이, 다음과 같이라는 말은 쓰지 말자'라고 머릿속에 새겨두자. 이것만 실천해도 요점을 명확하게 제시하는 간단하고 손쉬운 방법인 So What? / Why So? 사고법을 익힐 수 있다.

 

p.90

p.93~94

p.97

p.100

p.102

p.106

p.108

p.110~111

p.113